Czy wizualizacja jest fakturą?
Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej (np. plik PDF lub wydruk) nie jest fakturą w rozumieniu prawnym, jakie wprowadza Krajowy System e-Faktur (KSeF). Wizualizacja jest jedynie reprezentacją faktycznego dokumentu. Kluczowe rozróżnienie wygląda następująco: 1. Definicja Prawna Faktury 2. Rola Wizualizacji (PDF/Wydruk) Wizualizacja ma charakter pochodny i pomocniczy: 3. Funkcja Weryfikacyjna i Kod QR Wizualizacja nabiera wartości w obrocie B2C i B2E (Business-to-Enterprise) oraz w trybach offline dzięki kodowi […]
Czy ilość lub rozmiar załączników jest ograniczona?
Tak, ilość oraz rozmiar załączników ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) są ściśle ograniczone technicznie. Ograniczenia te dotyczą faktury wraz z załącznikiem, ponieważ załącznik jest integralną częścią pliku faktury XML. 1. Ograniczenie rozmiaru pliku (Maksymalna wielkość) Maksymalny rozmiar pliku faktury ustrukturyzowanej, w przypadku gdy posiada ona załącznik, został zwiększony do 3 MB. 2. Ograniczenie ilości (Wystąpienie elementu) Choć załącznik może zawierać złożone dane, […]
Czy załączniki są przechowywane w KSeF?
Tak, załączniki ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Kluczowe jest to, że załącznik w KSeF (element Zalacznik w strukturze FA(3)) nie jest osobnym plikiem (np. PDF), lecz integralną, ustrukturyzowaną częścią faktury (pliku XML). Faktura i załącznik są przesyłane do KSeF jako jeden spójny plik XML. Okres przechowywania: Dzięki przechowywaniu faktur z załącznikami w KSeF przez ten 10-letni okres, podatnicy nie są zobowiązani do przechowywania ich we własnym zakresie, co upraszcza ich obowiązki […]
Czy załączniki muszą spełniać określone formaty?
Faktura ustrukturyzowana (e-faktura) wraz z załącznikiem to jeden spójny plik cyfrowy. Oto szczegółowe wymogi dotyczące formatów załącznika w KSeF: 1. Wymóg Format XML i Integralność Kluczowym wymogiem jest to, że załącznik nie jest odrębnym plikiem (jak w tradycyjnej korespondencji mailowej), lecz integralną, ustrukturyzowaną częścią faktury. 2. Wymogi dotyczące Treści (Ustrukturyzowanie Danych) Zgodność ze schemą dotyczy nie tylko formatu technicznego (XML), ale także zawartości merytorycznej: 3. Ograniczenie Rozmiaru […]
Jakie rodzaje załączników mogą być dodawane do e-faktury?
Załącznik ustrukturyzowany do e-faktury w KSeF (element Zalacznik w strukturze FA(3), dostępny od 1 lutego 2026 r.) ma bardzo ściśle określony zakres danych, które mogą być w nim zawarte. Załącznik musi stanowić integralną, ustrukturyzowaną część faktury (pliku XML) i jest udostępniony w celu obsługi czynności o złożonej liczbie danych w zakresie ilości, miary oraz ceny jednostkowej. Rodzaje danych, które mogą (i nie mogą) być dodawane do e-faktury za pomocą elementu Zalacznik: […]
Która wersja struktury (FA(2) vs FA(3)) obowiązuje w jakich datach i co to oznacza dla wystawców?
Główną i docelową strukturą e-faktury (faktury ustrukturyzowanej) w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) jest struktura logiczna FA(3). Struktury FA(2) i FA(3) mają określone daty obowiązywania, które są kluczowe dla wystawców, zwłaszcza w kontekście obowiązkowego KSeF. Oto zestawienie dat obowiązywania obu struktur i ich implikacje dla przedsiębiorców: 1. Struktura logiczna FA(2) Struktura logiczna w wersji FA(2) obowiązuje od 1 września 2023 r.. Struktury FA(2) należy stosować […]
Co dzieje się w przypadku braku zgodności faktury z aktualną wersją schemy?
W przypadku stwierdzenia braku zgodności pliku XML faktury z obowiązującą schemą, system podejmuje następujące działania i wywołuje konkretne skutki prawne: 1. Natychmiastowe odrzucenie pliku System KSeF zawsze weryfikuje zgodność przesyłanego pliku XML z dedykowaną strukturą xsd (np. FA(3), FA_RR(1) czy struktura PEF). 2. Brak wystawienia faktury i brak mocy prawnej Najważniejszą konsekwencją odrzucenia pliku jest to, że faktura nie zostaje wystawiona. 3. Konieczność korekty […]
Co oznacza zgodność faktury ze schemą?
Zgodność faktury ze schemą, w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), oznacza, że plik XML faktury ustrukturyzowanej musi być zgodny z jednolitym, urzędowym wzorem dokumentu elektronicznego (tzw. strukturą logiczną), co jest warunkiem koniecznym do przyjęcia faktury do obiegu prawnego przez system. KSeF to system służący do obsługi faktur w postaci elektronicznej, ale zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego. Oto kluczowe aspekty, które składają się na zgodność faktury ze schemą (np. FA(3), która obowiązuje od 1 […]
Jakie pola schemy są fakultatywne?
Struktura ta, choć musi zawierać wszystkie obowiązkowe elementy wynikające z Ustawy o VAT, została również wyposażona w szereg pól i elementów opcjonalnych (dobrowolnych). Elementy te są przeznaczone na dane dodatkowe, biznesowe, które nie są wymagane prawnie, ale są często umieszczane na fakturach w obrocie gospodarczym. Ministerstwo Finansów (MF) zachęca do pełnego wykorzystywania możliwości, które daje wzór e-Faktury, w tym elementów dobrowolnych. Należy jednak pamiętać, że fakultatywność osiągana jest na poziomie węzła lub […]
Jakie pola schemy są obowiązkowe?
Obowiązkowe pola schemy faktury ustrukturyzowanej (e-faktury), obecnie w wersji FA(3), wynikają zarówno z prawnych wymogów Ustawy o VAT (Art. 106e), jak i z technicznych reguł walidacji narzuconych przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jeżeli plik XML przesłany do KSeF nie jest zgodny z obowiązującym wzorem struktury logicznej lub nie wszystkie wymagane przez nią pola zostały wypełnione, faktura zostanie odrzucona przez system. Kluczowe pola, które muszą być wypełnione, aby […]