W przypadku stwierdzenia braku zgodności pliku XML faktury z obowiązującą schemą, system podejmuje następujące działania i wywołuje konkretne skutki prawne:
1. Natychmiastowe odrzucenie pliku
System KSeF zawsze weryfikuje zgodność przesyłanego pliku XML z dedykowaną strukturą xsd (np. FA(3), FA_RR(1) czy struktura PEF).
- Jeżeli dokument (plik XML) nie jest zgodny ze wzorem struktury logicznej, np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, faktura zostanie odrzucona przez system.
- KSeF udostępnia podmiotom korzystającym z systemu informację o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.
- System może również odrzucić plik XML i wyświetlić komunikat o błędzie z powodu braku uprawnień do korzystania z KSeF u osoby wysyłającej.
2. Brak wystawienia faktury i brak mocy prawnej
Najważniejszą konsekwencją odrzucenia pliku jest to, że faktura nie zostaje wystawiona.
- W przypadku negatywnej weryfikacji, system nie przydzieli numeru KSeF faktury. Faktura ustrukturyzowana jest zdefiniowana jako faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Brak numeru KSeF oznacza, że dokument nie wszedł do obrotu prawnego jako faktura ustrukturyzowana.
3. Konieczność korekty i ponownej wysyłki
Ponieważ odrzucony plik nie jest prawnie wystawioną fakturą, podatnik ma obowiązek:
- Zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę.
- Nie może w tej sytuacji wystawić faktury korygującej ani anulować faktury, ponieważ plik XML został odrzucony, a faktura nie została wystawiona.
- Ministerstwo Finansów (MF) zachęca do implementacji w komercyjnych programach mechanizmów sprawdzających zgodność pliku XML ze wzorem struktury logicznej jeszcze przed wysyłką pliku, co ma na celu wyeliminowanie takich sytuacji.
4. Specyficzne przesłanki niezgodności
Brak zgodności ze schemą może wynikać z różnych przyczyn technicznych i merytorycznych:
- Faktura z załącznikiem bez zgłoszenia: W przypadku próby przesłania faktury z załącznikiem, jeśli podatnik nie złożył wcześniej zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym w sprawie wystawiania faktur z załącznikiem (lub jeśli funkcjonalność została mu odebrana), to przesłana faktura nie zostanie przyjęta przez system.
- Brak wypełnienia pól obowiązkowych: Jeśli plik XML będzie zawierał błędy, np. nie wszystkie pola wymagane przez strukturę zostaną wypełnione, plik zostanie odrzucony.
- Brak NIP sprzedawcy: Brak NIP sprzedawcy jest błędem krytycznym, ponieważ NIP sprzedawcy jest obowiązkowy, a bez niego faktura nie zostanie przyjęta w systemie.
- Data z przyszłości: Jeżeli data wystawienia zadeklarowana w polu P_1 będzie późniejsza niż data przesłania faktury do KSeF, nastąpi odrzucenie pliku XML na bramce.
- Błędne wypełnienie węzłów fakultatywnych: Chociaż elementy dodatkowe są dobrowolne, jeśli podatnik zdecyduje się wypełniać węzły lub sekwencje o charakterze fakultatywnym (np. Rozliczenie, Platnosc, Zalacznik), pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.
- Faktura z załącznikiem bez zgłoszenia: W przypadku próby przesłania faktury z załącznikiem, jeśli podatnik nie złożył wcześniej zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym w sprawie wystawiania faktur z załącznikiem (lub jeśli funkcjonalność została mu odebrana), to przesłana faktura nie zostanie przyjęta przez system.
