Zgodność faktury ze schemą, w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), oznacza, że plik XML faktury ustrukturyzowanej musi być zgodny z jednolitym, urzędowym wzorem dokumentu elektronicznego (tzw. strukturą logiczną), co jest warunkiem koniecznym do przyjęcia faktury do obiegu prawnego przez system.
KSeF to system służący do obsługi faktur w postaci elektronicznej, ale zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego.
Oto kluczowe aspekty, które składają się na zgodność faktury ze schemą (np. FA(3), która obowiązuje od 1 lutego 2026 r.):
1. Wymogi formatu i struktury technicznej (Walidacja XML)
Zgodność ze schemą dotyczy głównie technicznej poprawności pliku:
- Format XML: Faktura musi być wystawiona w postaci elektronicznej, a faktury w KSeF są wystawiane wyłącznie w formacie XML (ang. eXtensible Markup Language).
- Wzór struktury logicznej: Plik XML musi być zgodny z jednolitym, ustrukturyzowanym wzorem dokumentu elektronicznego. System KSeF zawsze weryfikuje zgodność przesyłanego pliku XML z dedykowaną strukturą xsd (np. FA(3), FA_RR(1) czy struktura PEF).
- Weryfikacja techniczna: Jeśli dokument (plik XML) nie jest zgodny ze wzorem struktury logicznej, system odrzuci go. W przypadku negatywnej weryfikacji KSeF nie przydzieli numeru KSeF faktury, co oznacza, że faktura nie została wystawiona.
2. Wymogi treści i kompletności danych (Walidacja merytoryczna)
Zgodność ze schemą oznacza również, że wypełniono wszystkie wymagane pola:
- Pola obowiązkowe: Struktura logiczna określa, co powinien zawierać plik XML faktury. Faktura musi zawierać wszystkie obowiązkowe elementy wymagane ustawą o VAT (np. NIP sprzedawcy, który jest obowiązkowy; bez niego faktura nie zostanie przyjęta w systemie).
- Format danych: Struktura logiczna określa, jakie dane faktury należy umieścić w danym polu i w jakim formacie należy je ująć (np. format daty, format kwoty).
- Pola fakultatywne: Struktura zawiera również elementy dobrowolne, ale pola obowiązkowe w ramach fakultatywnych węzłów muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku, jeśli podatnik zdecyduje się dany węzeł zastosować.
- Poprawność daty wystawienia: Zgodność ze schemą FA(3) oznacza również, że data wystawienia zadeklarowana w polu P_1 struktury logicznej nie może być datą późniejszą niż data przesłania pliku XML do KSeF.
3. Konsekwencje zgodności
Zgodność ze schemą jest kluczowym warunkiem, aby faktura mogła wejść do obiegu:
Automatyzacja księgowania: Ponieważ faktura zgodna ze schemą to określony zestaw danych cyfrowych, w którym „każda pozycja ma w nim swoje określone miejsce”, rozumienie jej zapisów po stronie sprzedawcy jak i nabywcy zawsze będzie spójne, co umożliwia automatyczne księgowanie.
Nadanie numeru KSeF: Po weryfikacji i przetworzeniu dokumentu w systemie, fakturze zgodnej ze schemą zostaje nadany automatycznie unikalny numer identyfikujący tę fakturę w KSeF. Numer ten jest przesłanką niezbędną dla uznania, że dany dokument stanowi fakturę ustrukturyzowaną i został przyjęty w systemie.
Wystawienie faktury: Jeśli plik jest poprawny i zgodny ze schemą, jest uznawany za wystawiony (w trybie online w dniu przesłania do KSeF).
