FNależy przede wszystkim rozróżnić dwa pojęcia: tradycyjną fakturę elektroniczną oraz fakturę ustrukturyzowaną (która w kontekście KSeF jest nazywana e-Fakturą).
Kluczowe jest to, że faktura ustrukturyzowana jest z definicji związana z KSeF, ale faktura elektroniczna w rozumieniu ogólnym funkcjonuje poza nim.
1. Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura w rozumieniu KSeF)
Faktura ustrukturyzowana jest z definicji prawnie powiązana wyłącznie z KSeF.
- Definicja: Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
- Wystawienie i format: Aby dokument został uznany za fakturę ustrukturyzowaną, musi być wystawiany i otrzymywany przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego. Przyjmuje ona format XML zgodny ze strukturą logiczną (np. FA(3) od 1 lutego 2026 r.).
- Obieg: W trybie online faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.
Zatem, w ścisłym, nowym ujęciu prawnym, e-faktura (ustrukturyzowana) funkcjonuje wyłącznie w KSeF, ponieważ to KSeF nadaje jej moc prawną poprzez unikalny numer identyfikacyjny.
2. Faktura elektroniczna (definicja ogólna)
Faktura elektroniczna (np. plik PDF) to szersze pojęcie, które funkcjonuje poza KSeF.
- Definicja: Faktura elektroniczna to faktura w postaci elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (np. jako plik PDF).
- Wykluczenie z KSeF: Faktura elektroniczna (np. PDF) nie musi być wystawiana przy użyciu struktury FA ani nie jest przesyłana do KSeF ani otrzymywana przy użyciu KSeF.
3. Tryby szczególne (Wystawianie faktur ustrukturyzowanych poza KSeF z obowiązkiem dosłania)
Istnieją również sytuacje, w których faktura ustrukturyzowana (plik XML) jest tymczasowo wystawiana poza KSeF, ale docelowo musi do niego trafić, aby zyskać pełny status prawny i być odebrana przez nabywcę (podatnika krajowego). Tryby te obejmują procedury OFFLINE:
- Tryb offline24: Faktura (zgodna ze wzorem FA(3)) jest wystawiana poza KSeF (np. z powodu problemów z internetem), z obowiązkiem przesłania jej do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego pod dniu wystawienia wskazanym na fakturze (w polu P_1).
- Tryb offline (niedostępność systemu): Faktura jest wystawiana poza KSeF w trakcie zaplanowanej niedostępności, np. prac serwisowych Ministerstwa Finansów, z obowiązkiem dosłania jej do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu przerwy.
- Tryb awaryjny: Faktura jest wystawiana poza KSeF, gdy ogłoszona zostanie nieprzewidziana awaria KSeF, z obowiązkiem przesłania jej w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Dokumenty wystawione w trybie offline są uznawane za faktury ustrukturyzowane, ale charakteryzują się tym, że dosłanie ich do KSeF następuje później.
4. Bezwzględne wyłączenie poza KSeF (Faktura „pozaksefowa”)
Istnieje również przypadek, w którym faktury są wystawiane całkowicie poza KSeF, bez późniejszego obowiązku dosłania:
- Awaria całkowita: W przypadku awarii całkowitej KSeF (ogłoszonej w środkach społecznego przekazu), faktury wystawia się poza systemem (w postaci papierowej lub faktury elektronicznej) bez obowiązku stosowania wzoru ustrukturyzowanego i bez obowiązku przesłania jej do KSeF po ustaniu awarii. Dokumenty te są z definicji „pozaksefowe”.
E-faktura, rozumiana jako faktura ustrukturyzowana (plik XML z numerem KSeF), jest ściśle powiązana i funkcjonuje w KSeF. Wszelkie inne formy elektroniczne (PDF) stanowią albo faktury elektroniczne (poza KSeF), albo tymczasowe dokumenty offline, które muszą ostatecznie trafić do KSeF, albo faktury wystawione w czasie awarii całkowitej, które pozostają poza systemem.
