Faktura ustrukturyzowana (e-faktura) jest z definicji ściśle powiązana z KSeF i nie może istnieć poza nim. Jednak w kontekście ciągłości działania przedsiębiorstwa (tryby offline) i przypadków awaryjnych, system dopuszcza tymczasowe lub trwałe wystawienie faktury poza KSeF.
Kiedy e-faktura NIE istnieje poza KSeF (Reguła ogólna)
Zgodnie z ustawą, faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
- Status prawny: Dokument staje się pełnoprawną fakturą ustrukturyzowaną dopiero po jego przetworzeniu w systemie i nadaniu unikalnego numeru KSeF. Bez tego numeru, plik XML, choć zgodny ze strukturą (np. FA(3)), nie ma mocy prawnej faktury ustrukturyzowanej.
- Obieg: W trybie ONLINE (podstawowym) faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Zatem wystawienie i obieg odbywają się w systemie.
Kiedy e-faktura ISTNIEJE tymczasowo poza KSeF (Tryby OFFLINE)
System KSeF przewiduje tryby szczególne, które zapewniają ciągłość fakturowania nawet w przypadku problemów technicznych lub braku dostępu do internetu. W tych trybach faktura jest wystawiana poza KSeF, ale musi zostać do niego dosłana w określonym terminie, aby zostać prawnie przyjęta i otrzymać numer KSeF.
Tryby OFFLINE obejmują:
- Tryb offline24: Można go stosować w razie problemów z internetem lub w celu elastycznego zarządzania czasem. Faktura (zgodna ze wzorem FA(3)) musi zostać dosłana najpóźniej następnego dnia roboczego pod dniu wystawienia wskazanym na fakturze (w polu P_1).
- Tryb offline (niedostępność systemu): Stosowany w czasie zaplanowanej niedostępności, np. prac serwisowych. Fakturę należy dosłać nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu przerwy.
- Tryb awaryjny: Stosowany w przypadku ogłoszonej, nieprzewidzianejawarii KSeF. Fakturę należy przesłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Faktury wystawione w trybie offline są uznawane za faktury ustrukturyzowane, mimo że ich dosłanie następuje później. Jeśli faktura w trybie offline jest udostępniana nabywcy poza KSeF (np. w formie PDF), musi być opatrzona dwoma kodami QR z napisami „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”, ponieważ nie posiada jeszcze numeru KSeF.
Kiedy e-faktura JEST trwale poza KSeF (Awaria Całkowita)
Istnieje jeden wyjątkowy przypadek, w którym faktury VAT mogą być wystawiane poza systemem bez późniejszego obowiązku dosłania:
- Awaria całkowita: W przypadku ogłoszenia awarii całkowitej KSeF w środkach społecznego przekazu, faktury wystawia się poza KSeF w postaci papierowej lub elektronicznej (np. PDF), bez obowiązku stosowania wzoru ustrukturyzowanego i bez obowiązku późniejszego dosłania do KSeF. Dokumenty te nie posiadają kodu QR.
Wizualizacja a istnienie
Należy również pamiętać, że faktury ustrukturyzowane, które zostały przyjęte do KSeF i mają numer KSeF, mogą być wizualizowane (np. jako PDF lub wydruk) i udostępniane poza systemem w określonych przypadkach (np. konsumentom lub podatnikom zagranicznym). Taka wizualizacja, opatrzona kodem QR zawierającym numer KSeF, jest jedynie reprezentacją faktycznego pliku XML, który istnieje w KSeF.
Zatem, chociaż istota prawna e-faktury wiąże się z KSeF, fizyczne jej wystawienie (w trybie offline) lub wizualizacja (z kodem QR) mogą funkcjonować poza nim.
