Streszczenie
Możliwość odliczenia VAT od artykułów spożywczych i higienicznych udostępnianych pracownikom zależy od ich charakteru. Ogólnodostępne produkty, takie jak kawa, herbata, mleko, przekąski, owoce, słodycze czy dodatkowe środki higieniczne, służą przede wszystkim zaspokojeniu prywatnych potrzeb pracowników i współpracowników, a nie wykonywaniu czynności opodatkowanych. Inaczej może być w przypadku wydatków związanych z konkretnymi spotkaniami projektowymi, szkoleniami lub naradami, ale pod warunkiem, że podatnik potrafi przyporządkować zakupy do takich czynności. Brak ewidencji i brak możliwości rozdzielenia wydatków może przesądzić o odmowie prawa do odliczenia.
💬 Interpretacje indywidualne i stanowisko organów
- W interpretacji indywidualnej z 27 lipca 2026 r., 0114-KDIP4-2.4012.427.2026.7.MB organ uznał, że spółce nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od zakupów produktów spożywczych, higienicznych i socjalnych udostępnianych w biurze. Sprawa dotyczyła spółki, która kupowała m.in. wędliny, nabiał, pieczywo, owoce, warzywa, napoje, słodycze oraz produkty higieniczne, takie jak tampony i chusteczki. Organ wskazał, że produkty były udostępniane w formie ogólnodostępnego bufetu w pomieszczeniach kuchennych i socjalnych, bez ograniczeń ilościowych, ewidencji zużycia oraz przypisywania zużycia do konkretnych osób. Korzystali z nich pracownicy, współpracownicy B2B oraz kontrahenci przebywający w biurze. Organ uznał, że udostępnienie pracownikom i współpracownikom takich produktów jak wędliny, nabiał, kawa, herbata, cukier, mleko, przekąski, pieczywo, owoce, warzywa, słodycze, tampony, chusteczki i produkty socjalne w miejscach ogólnodostępnych służy zaspokojeniu ich prywatnych potrzeb oraz poprawie komfortu. W konsekwencji organ odmówił prawa do odliczenia VAT, uznając, że zakupy te nie mają związku ze sprzedażą opodatkowaną. Organ wskazał jednocześnie, że inaczej należy oceniać wodę pitną oraz podstawowe środki higieny osobistej, takie jak mydło i ręczniki papierowe. Ich zapewnienie wynika z przepisów BHP, dlatego nie stanowi przekazania na cele osobiste pracowników. W stanie faktycznym tej sprawy spółka nie prowadziła ewidencji pozwalającej określić, jaka część zakupów dotyczy produktów udostępnianych pracownikom i współpracownikom, jaka część spotkań z kontrahentami, a jaka część obowiązków BHP. Organ uznał więc, że brak możliwości dokładnego przyporządkowania zakupów do czynności opodatkowanych powoduje brak prawa do odliczenia VAT od całości wydatków objętych wnioskiem.
- W interpretacji indywidualnej z 28 czerwca 2024 r., 0114-KDIP4-2.4012.194.2024.4.KS organ uznał, że spółce nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od wydatków ponoszonych w związku z wykonywaniem zadań w biurze oraz przerwami w trakcie pracy. Sprawa dotyczyła m.in. owoców, przekąsek, jogurtów, płatków śniadaniowych, napojów, usług cateringowych, dofinansowania posiłków oraz dodatkowych środków higieny osobistej ponad mydło i papier toaletowy, takich jak kremy do rąk, środki higieny intymnej i dezodoranty. Organ uznał, że wydatki na tego rodzaju udogodnienia dla personelu nie dają prawa do odliczenia VAT, jeżeli ich zasadniczym celem jest poprawa komfortu pracy, motywowanie personelu, budowanie dobrej atmosfery lub zwiększanie atrakcyjności miejsca pracy. Zdaniem organu takie świadczenia, mimo że mogą być gospodarczo uzasadnione z perspektywy pracodawcy, są zbyt słabo związane z konkretną sprzedażą opodatkowaną.
- W interpretacji indywidualnej z 12 lutego 2024 r., 0113-KDIPT1-2.4012.771.2023.2.PRP organ uznał, że spółce nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od artykułów spożywczych udostępnianych personelowi w ogólnodostępnych miejscach w siedzibie spółki w trakcie wykonywania zadań. Sprawa dotyczyła spółki informatycznej, która kupowała m.in. wodę, kawę, herbatę, mleko, soki, napoje słodzone, orzeszki, krakersy, ciastka, czekoladki, owoce i warzywa. Organ wskazał jednak, że artykuły spożywcze udostępniane w trakcie konkretnych spotkań projektowych, szkoleń wewnętrznych i narad ze zleceniodawcami mogą mieć pośredni związek z czynnościami opodatkowanymi. W takim zakresie co do zasady mogłoby przysługiwać prawo do odliczenia VAT. W opisanej sprawie spółka nie prowadziła jednak ewidencji i nie potrafiła przyporządkować, jaka część zakupów była zużywana w ogólnodostępnych miejscach, a jaka podczas spotkań. To przesądziło o odmowie prawa do odliczenia.
🔥 Podsumowanie
- Organy podatkowe zasadniczo odmawiają prawa do odliczenia VAT od artykułów spożywczych i dodatkowych artykułów higienicznych udostępnianych pracownikom w ogólnodostępnych przestrzeniach biura.
- Kawa, herbata, mleko, owoce, przekąski, słodycze, catering czy dodatkowe środki higieny osobistej są często traktowane jako świadczenia służące prywatnym potrzebom i komfortowi personelu.
- Prawo do odliczenia może być bronione w przypadku produktów związanych z konkretnymi spotkaniami projektowymi, szkoleniami, naradami lub spotkaniami z kontrahentami.
- Jeżeli produkty są ogólnodostępne, a spółka nie prowadzi ewidencji zużycia ani nie rozdziela zakupów według celu, organ może odmówić prawa do odliczenia VAT od całości wydatków.
