Tak, podmiot wyłączony z obowiązku korzystania z KSeF co do zasady może korzystać z niego dobrowolnie, o ile wyłączenie to nie wynika z technicznych lub ustawowych przeszkód, które uniemożliwiają przyjęcie faktury przez system.
Istnieją dwie główne kategorie wyłączeń: te, w których możliwe jest dobrowolne fakturowanie w KSeF (fakultatywne) oraz te, w których jest to niemożliwe (wyłączenia bezwzględne).
I. Wyłączenia, w przypadku których możliwe jest dobrowolne korzystanie z KSeF (Fakultatywne)
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF jest dobrowolne (fakultatywne) w następujących kluczowych sytuacjach wyłączonych z obowiązku:
1. Faktury na rzecz konsumentów (B2C) Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) są wyłączone z obowiązku KSeF. Decyzja o tym, czy faktura na rzecz konsumenta zostanie wystawiona w KSeF, należy do woli wystawcy faktury. Jeżeli zostaną wystawione w KSeF, muszą być przekazane nabywcy w sposób uzgodniony (np. jako PDF lub papier) i opatrzone kodem QR.
2. Wystawianie Faktur VAT RR (Rolnicy Ryczałtowi) Od 1 kwietnia 2026 r. wprowadzona zostanie fakultatywna możliwość wystawiania w KSeF faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA. Obowiązek ten powstaje dla nabywcy (podatnika VAT czynnego) tylko wtedy, gdy rolnik ryczałtowy złoży w systemie oświadczenie i wskaże tego nabywcę jako uprawnionego.
3. Samofakturowanie w WDT W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), nabywca zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru VAT UE nadanego w innym kraju UE niż Polska, może dobrowolnie wystawić fakturę ustrukturyzowaną w ramach samofakturowania.
4. Faktury z załącznikiem Funkcjonalność wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem nie będzie obowiązkowa (jest fakultatywna).
II. Wyłączenia, w przypadku których nie jest możliwe dobrowolne korzystanie z KSeF (Bezwzględne)
Istnieją jednak wyłączenia, które są tak skonstruowane, że nie dopuszczają możliwości dobrowolnego wystawienia faktury w KSeF. Są to wyłączenia bezwzględne (przede wszystkim techniczne):
1. Faktury objęte procedurami szczególnymi Faktur dokumentujących czynności objęte procedurami takimi jak OSS nieunijna dla podmiotów z krajów trzecich (spoza UE), IOSS dla podmiotów z krajów trzecich (spoza UE), czy międzynarodowy okazjonalny przewóz drogowy osób nie można dobrowolnie wystawiać w KSeF.
2. Samofakturowanie bez NIP Jeśli w procedurze samofakturowania sprzedawca lub nabywca nie jest zidentyfikowany za pomocą polskiego NIP na potrzeby danej czynności, faktury należy wystawić poza KSeF, a dobrowolne wystawienie przy użyciu systemu nie jest dopuszczalne (jest to podyktowane ograniczeniami technicznymi, ponieważ NIP sprzedawcy jest obowiązkowym elementem struktury FA(3)).
3. Awaria Całkowita Faktury wystawiane w trakcie awarii całkowitej KSeF (ogłoszonej w środkach społecznego przekazu) są wystawiane w postaci papierowej lub elektronicznej, bez obowiązku stosowania wzoru ustrukturyzowanego i bez obowiązku późniejszego dosłania do KSeF. Są one wyłączone z systemu i nie posiadają kodu QR.
Dla większości wyłączonych transakcji (B2C i transakcje zagraniczne B2B), podatnik ma wolną rękę i może wybrać dobrowolne fakturowanie w KSeF, aby scentralizować procesy. Jednakże w przypadku procedur specjalnych (OSS/IOSS) lub braku NIP w samofakturowaniu, system KSeF technicznie nie przyjmie dokumentu go) i nie mają obowiązku późniejszego dosłania do KSeF. Faktury te nie są opatrywane kodami QR.
