Zgodnie z dostępnymi źródłami, status rolników ryczałtowych jest szczególny w odniesieniu zarówno do wystawiania, jak i otrzymywania dokumentów w KSeF.
1. Rolnicy ryczałtowi jako dostawcy (Sprzedawcy)
Rolnicy ryczałtowi, korzystający ze zwolnienia w VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy, nie są objęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Faktur VAT RR) w KSeF.
Wprowadzona zostanie jednak fakultatywna (dobrowolna) możliwość wystawiania w KSeF faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych.
Obowiązek wystawienia Faktury VAT RR w KSeF powstaje dla nabywcy (podatnika VAT czynnego) tylko wtedy, gdy:
- Rolnik ryczałtowy złoży w systemie KSeF oświadczenie, że jest rolnikiem ryczałtowym i wskaże danego nabywcę produktów rolnych lub usług rolniczych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF.
- Do czasu odwołania tego wskazania (odebrania uprawnienia), nabywca jest zobowiązany wystawiać te faktury w KSeF.
Rolnik ryczałtowy, aby wskazać nabywcę jako uprawnionego, musi uwierzytelnić się w KSeF (np. Podpisem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym) oraz posiadać identyfikator podatkowy NIP. Ponadto, musi złożyć oświadczenie o posiadaniu statusu rolnika ryczałtowego.
Wystawianie Faktur VAT RR w KSeF będzie możliwe od 1 kwietnia 2026 r..
Wyłączenia z obowiązku w trybie dobrowolnym:
Obowiązek wystawiania Faktur VAT RR w KSeF przez nabywcę (nawet jeśli został uprawniony przez rolnika) zostaje wyłączony w przypadku ogłoszonej awarii KSeF, awarii całkowitej albo niedostępności systemu.
2. Rolnicy ryczałtowi jako nabywcy
Jeżeli rolnik ryczałtowy występuje w transakcji jako nabywca towarów lub usług, obowiązują następujące zasady:
- Obowiązek wystawiania faktury przez sprzedawcę: Rolnik ryczałtowy na gruncie ustawy o VAT jest podatnikiem. Transakcje realizowane na rzecz rolnika ryczałtowego są z reguły objęte obowiązkiem ewidencjonowania na kasie rejestrującej. Niezależnie od tego, czy rolnik posługuje się NIP czy PESEL, faktura wystawiona na jego rzecz powinna być co do zasady wystawiona w KSeF (przez sprzedawcę), tak jak na każdego innego podatnika.
- Otrzymywanie faktur zakupowych: Jeśli rolnik ryczałtowy nie posługuje się identyfikatorem NIP (posiada tylko PESEL), nie otrzyma faktury zakupowej bezpośrednio w KSeF. W takim przypadku sprzedawca ma obowiązek udostępnić mu fakturę w sposób uzgodniony (np. w postaci papierowej lub pliku PDF).
- Weryfikacja faktury (Kod QR): Faktura udostępniana rolnikowi ryczałtowemu poza KSeF musi być oznaczona kodem QR/linkiem, aby umożliwić mu weryfikację i dostęp do faktury w KSeF. Jeżeli rolnik ryczałtowy zdecyduje się na otrzymywanie faktury przy użyciu KSeF, sprzedawca jest zobowiązany przekazać mu kod QR wraz z danymi umożliwiającymi identyfikację faktury (dostęp dwuetapowy).
Podsumowanie:
Rolnicy ryczałtowi nie są objęci obowiązkowym KSeF jako dostawcy. KSeF jest dla nich rozwiązaniem fakultatywnym, które staje się obowiązkowe dla ich nabywcy (podatnika VAT czynnego) tylko po złożeniu przez rolnika oświadczenia w systemie. Natomiast jako nabywcy, są traktowani jak inni podatnicy w zakresie, w jakim sprzedawca musi wystawić fakturę w KSeF, chyba że nie posiadają NIP, co generuje dodatkowe obowiązki udostępniania dokumentu poza systemem.
