W kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który ustanawia fakturę ustrukturyzowaną jako prawnie wiążący plik XML, wizualizacja tego dokumentu (np. w formie PDF lub wydruku) pełni funkcję pomocniczą i nie stanowi głównego dowodu ani wystawionej czy otrzymanej faktury w sensie prawnym.
Poniżej wyjaśniono moc dowodową wizualizacji oraz jej rolę i funkcje:
1. Moc dowodowa i status prawny wizualizacji
- Pochodna dokumentu: Wizualizacja (PDF, wydruk) jest jedynie pochodną (reprezentacją) pliku XML faktury przesłanego do KSeF.
- Weryfikacja merytoryczna: Wizualizacja musi być spójna oraz merytorycznie zgodna z zawartością pliku XML faktury przyjętego przez system. Wizualizacja może być nawet w innym języku (np. obcym), pod warunkiem zachowania merytorycznej zgodności z danymi w pliku XML.
- Brak mocy zastępczej: Faktura ustrukturyzowana staje się pełnoprawną fakturą dopiero po jej przetworzeniu w KSeF i nadaniu jej unikalnego numeru KSeF. Wizualizacja bez kodów weryfikujących (QR) nie jest samowystarczalnym dowodem w obrocie B2B (Business-to-Business) objętym obowiązkiem KSeF, ponieważ prawnie wiążący dokument istnieje i jest archiwizowany w KSeF.
2. Zakres dowodowy: Kod weryfikujący (QR)
Kluczowym elementem nadającym wizualizacji znaczenie w kontekście dowodowym jest kod weryfikujący (QR). Kod QR umożliwia udowodnienie, że wizualizowany dokument ma swój ustrukturyzowany odpowiednik w systemie.
- Weryfikacja faktury: Oznaczenie faktury kodem QR umożliwi dostęp do tej faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze. Wszelkie wizualizacje faktur ustrukturyzowanych, opatrzone kodem QR, są jedynie reprezentacją faktycznego dokumentu, który znajduje się w KSeF, a sam kod QR służy do weryfikacji jego istnienia i danych w systemie.
- Dostęp dwuetapowy: Każdy podmiot, po zeskanowaniu kodu QR/kliknięciu w link, będzie miał możliwość szybkiej i uproszczonej weryfikacji zgodności faktury z jej oryginalnymi danymi zawartymi w KSeF, bez konieczności uwierzytelnienia w systemie. Po wprowadzeniu dodatkowych danych dostępowych, możliwe będzie pobranie całej faktury z KSeF.
3. Wizualizacja w trybach szczególnych
Wizualizacja (PDF/wydruk) ma największe znaczenie w obrocie, gdy faktura musi być przekazana nabywcy poza KSeF (np. ze względu na status nabywcy lub problemy techniczne):
- Tryb ONLINE (Po nadaniu numeru KSeF): Sprzedawca może (a w przypadku nabywcy z art. 106gb ust. 4, musi) wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej (np. wydruk, plik PDF), która musi być opatrzona jednym kodem QR z oznaczeniem numeru KSeF.
- Tryby OFFLINE (Przed nadaniem numeru KSeF): Faktury wystawiane poza KSeF z obowiązkiem późniejszego dosłania (tryb awaryjny) i przekazywane nabywcy poza KSeF muszą być opatrzone dwoma kodami QR. W przypadku pozostałych trybów offline (tryb offline24, offline-niedostępność) decyduje status nabywcy. Jeśli ten nie ma polskiego numeru NIP , konieczne jest posłużenie się wizualizacją z 2 kodami QR, jeśli natomiast posiada NIP doręczenie i tak następuje w KSeF, stąd Ministerstwo Finansów sugeruje posłużenie się tzw. potwierdzeniem transakcji.
Pierwszy kod QR z napisem „OFFLINE” zapewnia dostęp do faktury i weryfikację danych.
Drugi kod QR z napisem „CERTYFIKAT” umożliwia weryfikację tożsamości wystawcy faktury. Ten drugi kod jest konieczny, ponieważ faktura nie ma jeszcze nadanego numeru KSeF.
Wizualizacja e-faktury (PDF) sama w sobie nie ma pierwotnej mocy dowodowej faktury ustrukturyzowanej, ponieważ tę moc posiada wyłącznie plik XML z numerem KSeF. Wizualizacja, zwłaszcza opatrzona kodem QR, pełni funkcję pomocniczą i weryfikacyjną, umożliwiając nabywcy (zwłaszcza temu, który nie otrzymuje faktury wprost w KSeF) potwierdzenie autentyczności i dostęp do prawnie wiążącego dokumentu w systemie.słać), nie wszedł do obiegu prawnego KSeF.) oraz w płatnościach pomiędzy podatnikami VAT czynnymi.
