Kwestia różnic między wizualizacją faktury (np. wydrukiem lub plikiem PDF) a danymi źródłowymi (plik XML w KSeF) jest dwupoziomowa. Zasadniczo, wizualizacja może różnić się pod względem graficznym i językowym, ale nie może różnić się pod względem merytorycznym i treściwym.
Oto szczegółowe wyjaśnienie, w jakim zakresie różnice są dozwolone, a w jakim są zabronione lub niewskazane:
1. Różnice dozwolone (Forma i Język)
Wizualizacja jest pochodną pliku XML, a nie jego dokładną kopią graficzną.
- Brak jednego wzoru graficznego: W momencie wprowadzenia obowiązkowego KSeF nie zostanie wprowadzony jeden, obowiązujący wzór wizualizacji e-Faktury. Dostawcy aplikacji mogą tworzyć własne wizualizacje, dostosowane do potrzeb swoich klientów.
- Decyzja wystawcy: O sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji decyduje wystawca faktury/integrator systemu.
- Język obcy: Wizualizacja może zawierać informacje w innym języku (np. obcym) lub być sporządzona w dwóch językach równocześnie.
2. Wymagana zgodność (Treść i Merytoryka)
Kluczowe jest, aby wizualizacja wiernie odzwierciedlała dane przesłane i zarejestrowane w KSeF.
- Spójność merytoryczna: Wizualizacja faktury musi być spójna i merytorycznie zgodna z zawartością pliku XML faktury przesłanego do KSeF. Oznacza to, że dane umieszczone na wizualizacji muszą odpowiadać merytorycznie zawartości pliku XML (nawet jeśli wizualizacja jest w języku obcym – po przetłumaczeniu).
- Brak sprzeczności: Należy zadbać o brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF, przyjętego przez system, a treścią wizualizacji.
- Zapobieganie wprowadzaniu w błąd: Wizualizacja musi odzwierciedlać pod względem merytorycznym dane w KSeF, aby nie wprowadzać w błąd co do warunków transakcji osoby, która taką wizualizację otrzymuje.
- Adnotacje ustawowe: Jeżeli na fakturze, zgodnie z przepisami, ma znaleźć się dana adnotacja (np. „metoda kasowa” – co musi być oznaczone w pliku XML), to dana adnotacja powinna znaleźć się także w wizualizacji.
3. Postępowanie niewskazane (Dane dodatkowe)
Ministerstwo Finansów (MF) nie zaleca sytuacji, w której kluczowe dane biznesowe występują wyłącznie na wizualizacji, a nie w pliku XML:
- Nie jest zalecane postępowanie polegające na przesyłaniu do KSeF pliku XML zawierającego tylko podstawowe dane wymagane przepisami, przy jednoczesnym wskazywaniu wszystkich danych dodatkowych tylko na wizualizacji (np. terminów czy formy płatności, numeru rachunku bankowego czy dodatkowych informacji o przedmiocie transakcji).
Konsekwencja: Taki sposób postępowania uniemożliwiałby nabywcy zapisanie wszystkich danych faktury w systemie z uwagi na ich brak w treści pliku XML. Utrudniłoby to również automatyzację procesów związanych z księgowaniem faktury zakupowej i nie pozwalałoby w pełni realizować celów wynikających z wdrożenia KSeF. Z tego względu MF zachęca do pełnego wykorzystywania możliwości, które daje wzór e-Faktury Sam plik XML w KSeF jest właściwą zawartością, ale etykieta (wizualizacja) pozwala na skuteczne przekazanie przesyłki podmiotom, które nie mają dostępu do głównego magazynu (KSeF) oraz umożliwia każdemu weryfikację, że zawartość etykiety jest zgodna z danymi zarejestrowanymi w systemie. cjach).
