Wraz z wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wizualizacja faktury nie zastępuje faktury papierowej w sensie, w jakim była ona dotychczas rozumiana, a mianowicie jako pierwotny dokument prawny. W KSeF nastąpiła fundamentalna zmiana w definicji tego, co jest prawnie wiążącą fakturą.
Faktura papierowa jako dokument pierwotny została zastąpiona przez fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML.
Oto kluczowe punkty wyjaśniające relację między wizualizacją a fakturą papierową:
1. Zmiana definicji prawnej faktury
Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) to określony zestaw danych cyfrowych (plik XML), któremu został przydzielony unikalny numer identyfikujący w KSeF. Dokument ten staje się fakturą w momencie, gdy jest przesyłany do KSeF i system nadaje mu numer.
Dotychczas faktura była utożsamiana z dokumentem fizycznym (papierowym) lub plikiem PDF. Wizualizacje (PDF, wydruk) są obecnie jedynie reprezentacją faktycznego dokumentu, który znajduje się i jest archiwizowany w KSeF.
2. Rola wizualizacji (PDF/wydruk)
Wizualizacja ma charakter pochodny i pomocniczy. Jej głównym celem nie jest zastąpienie dokumentu papierowego, ale umożliwienie jego obiegu w wyjątkowych sytuacjach, gdzie nie jest możliwe lub wymagane otrzymanie pliku XML bezpośrednio w KSeF.
Wizualizacja jest używana w następujących przypadkach:
- Udostępnienie faktury poza KSeF: W ustawowo określonych sytuacjach (art. 106gb ust. 4 ustawy) wystąpi obowiązek przekazania faktury nabywcy w sposób uzgodniony (np. jako wydruk lub plik PDF). Dotyczy to faktur wystawianych na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) lub podatników zagranicznych (bez polskiego NIP).
- Weryfikacja: Wizualizacja musi być opatrzona kodem weryfikującym QR. Ten kod QR umożliwia każdemu (nawet bez uwierzytelnienia w KSeF) weryfikację istnienia faktury w systemie oraz sprawdzenie, czy dane zawarte na wizualizacji są zgodne z plikiem XML.
3. Faktura papierowa w okresie przejściowym
Wprowadzenie KSeF nie eliminowało natychmiast faktur papierowych i elektronicznych (PDF) w każdym przypadku, zwłaszcza w okresie przejściowym:
- Uproszczenia do końca 2026 r.: Do 31 grudnia 2026 r. podatnicy, którzy są już objęci obowiązkiem KSeF, nadal mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeśli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Jest to ułatwienie mające na celu sprawniejsze przejście na nowy system.
- Awaria Całkowita: W wyjątkowej sytuacji awarii całkowitej KSeF (ogłoszonej w środkach społecznego przekazu) faktury są wystawiane poza systemem w postaci papierowej lub elektronicznej (np. PDF), bez obowiązku stosowania wzoru ustrukturyzowanego i bez obowiązku późniejszego dosłania do KSeF.
Wizualizacja (PDF/wydruk) nie jest więc nową formą faktury papierowej, a jedynie wymaganą reprezentacją dokumentu cyfrowego, używaną, gdy ten cyfrowy dokument musi opuścić system KSeF, a jej autentyczność musi być gwarantowana przez mechanizmy weryfikacyjne (kod QR). lnym dokumentem, szczególnie przydatnym przy sprzedaży detalicznej (np. na stacjach benzynowych). Potwierdzenie to, choć nie jest fakturą, zabezpiecza interes nabywcy w sytuacjach, gdy faktura nie posiada jeszcze numeru KSeF (w trybach offline24, offline [niedostępność systemu] dla nabywców z polskim NIP). Potwierdzenie zawiera dwa kody QR/linki, które umożliwiają nabywcy dostęp do faktury i weryfikację jej danych po nadaniu numeru KSeF.
