Nie, nie wszystkie faktury dokumentujące sprzedaż krajową muszą być obowiązkowo wystawione w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Choć KSeF jest projektowany jako system powszechny i obligatoryjny dla większości podatników (czynnych i zwolnionych), przewidziano szereg ustawowych wyłączeń ze względu na status nabywcy, rodzaj transakcji oraz przepisy epizodyczne (przejściowe).
Poniżej przedstawiono kluczowe kryteria wyłączające fakturę dokumentującą sprzedaż krajową z obowiązku KSeF:
1. Wyłączenia ze względu na status nabywcy (Wyłączenia Fakultatywne)
Faktury wystawiane w poniższych sytuacjach są wyłączone z obowiązku KSeF, co oznacza, że podatnik może wystawić je dobrowolnie w systemie, ale nie musi:
- Sprzedaż B2C (Konsumenci): Wystawianie faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) jest dobrowolne i zależy od woli wystawcy faktury. Faktura dla konsumenta może być wystawiona w KSeF, ale musi być mu przekazana w sposób uzgodniony (np. jako plik PDF lub papierowo), z kodem QR.
- Zakup na użytek prywatny: Wystawianie faktur na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które dotyczą zakupu na użytek prywatny (tj. transakcje B2C), będzie dobrowolne w KSeF.
2. Wyłączenia tymczasowe (Epizodyczne – do końca 2026 r.)
Przepisy przejściowe pozwalają na stosowanie tradycyjnych form dokumentacji w celu ułatwienia wdrożenia systemu do końca 2026 r.:
- Niska wartość sprzedaży (limit 10 000 zł): Podatnicy, którzy mają obowiązek KSeF, mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Po przekroczeniu tego limitu, faktury muszą być wystawiane w KSeF.
- Faktury z kas rejestrujących: Do końca 2026 r. faktury wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących (w tym paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone do 450 zł) są wyłączone z obowiązku KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. to wyłączenie zostanie zniesione.
3. Wyłączenia transakcyjne (Rodzaj czynności)
Wyłączenia te dotyczą specyficznego dokumentowania niektórych czynności:
- Usługi transportowe na podstawie biletów: Faktury dokumentujące świadczenie usług przejazdu autostradą płatną oraz usług przewozu osób na dowolną odległość (m.in. kolejami, taborem samochodowym), udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego.
- Faktury VAT RR: Wystawianie faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA (dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych) ma charakter fakultatywny (dobrowolny). Obowiązek wystawiania tych dokumentów w KSeF powstaje dla nabywcy (podatnika VAT czynnego) tylko wtedy, gdy rolnik ryczałtowy złoży w KSeF oświadczenie i wskaże tego nabywcę jako uprawnionego.
4. Wyłączenie w przypadku awarii całkowitej
Sprzedaż krajowa dokumentowana w czasie awarii całkowitej KSeF jest wyłączona z systemu:
- Faktur tych nie przesyła się do KSeF po ustaniu awarii i nie posiadają one kodu QR.zez system staje się fakturą ustrukturyzowaną, otrzymywaną przez nabywcę w czasie rzeczywistym, co jest kluczowe dla ujednolicenia procesu fakturowania i usprawnienia obiegu dokumentów.ita), dokument nie posiada numeru KSeF i nie jest opatrywany kodem QR.
- Awaria całkowita KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu) zwalnia podatników z obowiązku stosowania KSeF.
- Faktury wystawia się w postaci papierowej lub faktury elektronicznej (np. PDF), bez obowiązku stosowania wzoru ustrukturyzowanego.
