Streszczenie
Wystąpienie zagranicznego eksperta na odbywającym się w Polsce wydarzeniu takim jak konferencja czy kongres nie przesądza samo w sobie o tym, że jego wynagrodzenie objęte będzie obowiązkiem poboru podatku u źródła przez organizatora eventu. Z praktyki organów podatkowych wynika, że kluczowe znaczenie dla rozpatrywanej kwestii ma charakter i cel wydarzenia – jeżeli służy ono przede wszystkim wymianie wiedzy, doświadczeń i informacji naukowych czy biznesowych, usługi związane z wystąpieniem prelegentów mogą znajdować się poza zakresem obowiązywania przepisów o WHT. Każda sytuacja wymaga jednak odrębnej analizy całokształtu okoliczności konkretnego świadczenia (np. pod kątem przenoszenia praw autorskich lub udostępniania know-how).
📄 Podstawa prawna
Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o PIT, od przychodów uzyskanych w Polsce przez osoby fizyczne nie mające miejsca zamieszkania na terytorium RP, pobiera się zryczałtowany podatek dochodowy, jeżeli pochodzą one m.in. z opłat za usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej organizowanej na terytorium Polski przez krajowy podmiot prowadzący działalność w zakresie imprez artystycznych, rozrywkowych lub sportowych. Analogiczne regulacje obowiązują również w odniesieniu do przychodów osób prawnych (art. 21 ust. 1 ustawy o CIT).
❗ Informacje ogólne
Zryczałtowany podatek od powyższych przychodów wynosi 20% ich wysokości, a obowiązek jego poboru ciąży na płatniku, który dokonuje wypłaty wynagrodzenia. Istotnym jest jednak, że przepisy o podatku u źródła (WHT) stosuje się z uwzględnieniem stosownych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO), których stroną jest Polska – pod warunkiem posiadania przez płatnika certyfikatu rezydencji dokumentującego dla celów podatkowych miejsce zamieszkania podatnika.
🔎 Analiza wyszukanych interpretacji
Interpretacja z dnia 9 września 2025 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.616.2025.2.JM, dotyczyła spółki organizującej konferencje, kongresy oraz inne wydarzenia, podczas których odbywają się prelekcje, wykłady, panele dyskusyjne oraz spotkania z udziałem ekspertów, liderów technologicznych, prezesów międzynarodowych korporacji, twórców startupów, naukowców jak i przedstawicieli administracji rządowej. Eventy stanowią przestrzeń do wymiany innowacyjnych idei, prezentacji najnowszych osiągnięć naukowych, wdrożeniowych i organizacyjnych, a także do nawiązywania kontaktów i współpracy (networking). Ich tematyka obejmuje m.in. zagadnienia z obszarów: gospodarki światowej, bankowości, nowych technologii cyfrowych, finansów, ekologii, rynków energii, innowacyjności w biznesie i pokrewnych.
Dla tak zaprezentowanego stanu faktycznego Organ podatkowy uznał, że wynagrodzenia wypłacane przez spółkę zaproszonym z zagranicy speakerom – osobom występującym na opisanych wydarzeniach (na podstawie umów zawieranych w ramach działalności gospodarczej), nie stanowią opłat za usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej. Istotą organizowanych konferencji i kongresów nie jest bowiem dostarczanie uczestnikom przeżyć artystycznych, emocjonalnych czy rekreacyjnych, lecz zapewnienie przestrzeni do wymiany wiedzy, doświadczeń i innowacyjnych rozwiązań pomiędzy przedstawicielami biznesu, nauki, administracji publicznej oraz innych środowisk kluczowych dla rozwoju gospodarczego i społecznego. W związku z tym, przepis art. 29 ustawy o PIT nie znajdzie zastosowania, a na spółce nie ciąży obowiązek poboru podatku.
Stanowisko analogiczne do powyższego zostało zaprezentowane również m.in. w interpretacji z dnia 19 września 2025 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.616.2025.2.JM czy interpretacji z dnia 25 września 2025 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.661.2025.2.JM.
Tożsame wnioski płyną także z interpretacji z dnia 22 września 2025 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.438.2025.3.WH, choć w tym przypadku Organ podatkowy rozpatrywał wypłatę sytuację, w której spółka organizująca naukowo-biznesowe konferencje i kongresy zawierała umowy nie bezpośrednio z osobami przemawiającymi na wydarzeniach, lecz z reprezentującymi je agencjami. Podmioty te posiadały osobowość prawną, nie były polskimi rezydentami podatkowymi oraz nie posiadały w RP zakładów. Dyrektor KIS stwierdził, że przychody wypłacane agencjom reprezentującym speakerów nie wpisują się w dyspozycję art. 21 ust. 1 ustawy o CIT, a co za tym idzie, spółka nie jest obciążona obowiązkami płatnika.
📝 Podsumowanie
Aby móc zweryfikować czy w związku z wypłatą wynagrodzenia na rzecz zagranicznego eksperta biorącego udział w wydarzeniu na terytorium Polski, na organizatorze będzie spoczywał obowiązek poboru podatku u źródła, zbadać należy przede wszystkim czy wypłacane środki kwalifikują się do którejś z kategorii przychodów objętych WHT, tj. przede wszystkim:
- czy stanowią przychody opłat za usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej (analiza charakteru organizowanego wydarzenia oraz jego celu),
- czy stanowią przychody z know-how (analiza czy udostępniana wiedza ma charakter informacji poufnych, nieudostępnionych publicznie, będących przedmiotem specjalnych umów licencyjnych).
