Faktura ustrukturyzowana (e-faktura) wraz z załącznikiem to jeden spójny plik cyfrowy.
Oto szczegółowe wymogi dotyczące formatów załącznika w KSeF:
1. Wymóg Format XML i Integralność
Kluczowym wymogiem jest to, że załącznik nie jest odrębnym plikiem (jak w tradycyjnej korespondencji mailowej), lecz integralną, ustrukturyzowaną częścią faktury.
- Format XML: Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format XML zgodny ze strukturą logiczną FA(3). Załącznik (element Zalacznik) musi być ustrukturyzowaną częścią tego pliku XML.
- Brak możliwości dołączenia plików: Do KSeF nie można dołączyć załączników w postaci osobnych plików, takich jak PDF, Word, JPG, PNG czy zdjęcia.
2. Wymogi dotyczące Treści (Ustrukturyzowanie Danych)
Zgodność ze schemą dotyczy nie tylko formatu technicznego (XML), ale także zawartości merytorycznej:
- Cel i zakres: Funkcjonalność załącznika (dostępna od 1 lutego 2026 r.) została wprowadzona głównie z myślą o branżach, gdzie faktury mają złożone dane w zakresie jednostek miary, ilości lub cen jednostkowych netto. Załącznik może zawierać wyłącznie dane określone w ustawie o VAT (art. 106e ust. 1) lub dane ściśle z nimi powiązane (np. numer licznika, adres punktu poboru dla mediów).
- Wykluczenie danych: W załączniku nie jest dopuszczalne zamieszczanie informacji o charakterze handlowym, marketingowym lub czysto biznesowym, takich jak cenniki, warunki gwarancji, instrukcje obsługi, umowy, zamówienia, czy protokoły odbioru. Dokumenty te muszą być przekazywane kontrahentom poza systemem KSeF.
3. Ograniczenie Rozmiaru
Ograniczenie formatu i integralności załącznika jest również powiązane z wymogami technicznymi KSeF:
- Limit wielkości: Faktura z załącznikiem musi być przesłana w ramach sesji wsadowej, a jej maksymalny rozmiar został ustalony na 3 MB. Plik XML, który przekroczy ten dopuszczalny rozmiar, zostanie odrzucony przez system.
Podsumowując, aby załącznik „istniał” w KSeF, musi być on ustrukturyzowanym zestawem danych cyfrowych (elementem Zalacznik w pliku XML faktury FA(3)) i nie może stanowić odrębnego, nieustrukturyzowanego pliku.
