System e-Faktur (KSeF) to rządowy system teleinformatyczny, za którego pośrednictwem podatnicy mogą wystawiać, otrzymywać i przechowywać tzw. faktury ustrukturyzowane. W praktyce oznacza to, że:
- faktura jest przygotowana według jednolitego wzoru określonego przez Ministerstwo Finansów,
- trafia bezpośrednio do systemu KSeF,
- a dopiero z systemu jest „odebrana” przez kontrahenta.
KSeF pełni równocześnie funkcję centralnego archiwum faktur — dokumenty są przechowywane w nim przez 10 lat.
W rozumieniu przepisów ustawy o VAT KSeF jest narzędziem służącym do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. System ten ma bezpośredni wpływ na rozliczenia podatkowe podatników.
Moment wystawienia faktury to moment jej przesłania do KSeF, nie zaś moment wygenerowania w programie księgowym.
Moment otrzymania faktury przez nabywcę to chwila, w której faktura zostanie udostępniona w KSeF i zostanie jej nadany unikalny numer KSeF (KSeF ID), niezależnie od tego, kiedy nabywca faktycznie ją pobierze.
Powyższe kwestie wpływają na prawo do odliczenia VAT, obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy, terminy ujmowania kosztów w podatkach dochodowych.
Odliczenie podatku naliczonego możliwe jest dopiero od momentu udostępnienia faktury w KSeF. Nie ma znaczenia „fizyczne” odebranie dokumentu — system zastępuje tradycyjne dostarczenie faktury.
Faktura wystawiona w KSeF jest z mocy prawa uznawana za autentyczną (wiadomo, kto ją wystawił), integralną (nie można jej zmienić po wprowadzeniu do systemu), czytelną przez cały okres przechowywania.
Faktury ustrukturyzowane przechowywane są w KSeF przez 10 lat, co spełnia wymagania archiwizacyjne ustawy o VAT, zabezpiecza podatnika podczas kontroli. Co do zasady, podatnik nie musi już zapewniać własnych archiwów elektronicznych.
Dzięki jednolitej strukturze i centralizacji łatwiej wykazać i prześledzić korekty faktur, ogranicza się ryzyko podwójnego księgowania, zminimalizowane jest ryzyko przyjęcia faktury „pustej”, bo faktura w KSeF pochodzi wyłącznie od podmiotu uwierzytelnionego.
Dla organów skarbowych KSeF zapewnia natychmiastowy dostęp do faktur, co może zintensyfikować kontrole, ułatwić typowanie podmiotów do kontroli, zwiększyć skuteczność kontroli, ale również eliminuje konieczność dostarczania plików JPK_FA, gdyż dane są już w systemie.
