Dotychczasowe pojęcie faktury elektronicznej (np. pliku PDF) nie jest tożsame z nowym pojęciem faktury ustrukturyzowanej (zwanej e-Fakturą w kontekście KSeF).
Oto główne różnice, zgodnie z informacjami zawartymi w źródłach:
Faktura Ustrukturyzowana (e-faktura w KSeF)
To faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie (numer KSeF).
Ma postać pliku XML zgodnego z jednolitym, ustrukturyzowanym wzorem dokumentu elektronicznego (obecnie FA(3) od 1 lutego 2026 r.).
Jest wystawiana, przesyłana i otrzymywana wyłącznie przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego. Wystawienie to data przesłania pliku XML do KSeF (w trybie online).
Staje się pełnoprawną fakturą dopiero po jej przetworzeniu w KSeF i nadaniu numeru KSeF.
Wizualizacja (np. PDF, wydruk) jest możliwa, ale jest jedynie pochodną (reprezentacją) pliku XML przesłanego do KSeF. Jest wymagana tylko w ustawowo określonych sytuacjach (np. dla konsumentów lub kontrahentów zagranicznych).
Wizualizacja e-faktury (PDF/wydruk) musi być opatrzona kodem QR, który umożliwia weryfikację danych i dostęp do faktury w KSeF.
Dane faktury są ustrukturyzowane i muszą być spójne, ponieważ każda pozycja ma swoje określone miejsce we wzorze (FA(3)).
Faktura Elektroniczna (np. PDF)
To faktura w postaci elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
Może być to dowolny format, np. plik PDF przesłany w wiadomości e-mail.
Nie jest przesyłana do KSeF ani otrzymywana przy użyciu KSeF. Przekazywana jest bezpośrednio kontrahentowi (np. mailem).
Nie wchodzi w obieg prawny przez system centralny i nie otrzymuje numeru KSeF.
Sama w sobie stanowi dokument, o ile jest zgodna z wymogami ustawowymi.
Dokument PDF nie posiada wbudowanych mechanizmów weryfikacji w KSeF.
Treść faktury jest wizualnie spójna, ale jej dane nie są ustrukturyzowane maszynowo w jednolity sposób.
Podsumowanie
Wprowadzenie KSeF znacząco zmieniło rozumienie pojęcia „wystawienie faktury”. Faktura ustrukturyzowana to plik danych XML, a nie dokument wizualny, który jest przesyłany do centralnej platformy i tam archiwizowany na 10 lat. Stary model faktury elektronicznej, takiej jak PDF wysłany mailem, jest co do zasady modelem „pozaksefowym” i w okresie obligatoryjnym (po 1 kwietnia 2026 r.) może być stosowany jedynie w określonych wyłączeniach (np. dla konsumentów lub w przypadku awarii całkowitej).
Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej (np. w postaci PDF) może być tworzona przez programy komercyjne, ale nie ma jednego obowiązującego wzoru wizualizacji. Jej kluczowym elementem jest natomiast kod QR, który działa jak cyfrowy „odcisk palca”, umożliwiający weryfikację istnienia i treści faktury w systemie
