Przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w okresie przejściowym, a korzystanie to wiąże się z szeregiem istotnych preferencji i korzyści, zwłaszcza w obszarze podatkowym i administracyjnym.
Dobrowolne korzystanie z KSeF w okresie przejściowym
KSeF został wdrożony jako rozwiązanie dobrowolne od 1 stycznia 2022 r., umożliwiając podatnikom wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ramach tego systemu.
Okres przejściowy, czyli czas poprzedzający pełne obowiązkowe wdrożenie (które następuje etapami od 1 lutego 2026 r.), charakteryzuje się kilkoma wyjątkami, w których korzystanie z KSeF pozostaje fakultatywne nawet po wejściu w życie głównego obowiązku:
- Faktury konsumenckie (B2C): Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) nie muszą być wystawiane w KSeF – ich wystawianie w systemie pozostaje dobrowolne zarówno przed 1 lutego 2026 r., jak i po tej dacie.
- Wyłączenia dla najmniejszych podmiotów (tzw. „wykluczonych cyfrowo”): Do końca 2026 r. (do 31 grudnia 2026 r.) obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy podatników, u których łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana fakturami wystawionymi wbrew obowiązkowi poza KSeF (elektronicznymi lub papierowymi) w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Przedsiębiorcy ci mogą dobrowolnie korzystać z KSeF, a do ww. wartości nie wlicza się sprzedaży paragonowej, ani faktur wystawianych bezpośrednio z kasy fiskalnej.
- Faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA: Fakultatywne wystawianie faktur VAT RR będzie możliwe od 1 kwietnia 2026 r..
Warto jednak zaznaczyć, że w przypadku określonych procedur szczególnych (np. procedura OSS nieunijna, procedura IOSS) nie jest możliwe dobrowolne wystawianie faktur w KSeF ze względu na względy techniczne.
Preferencje i korzyści wynikające z korzystania z KSeF
Korzystanie z KSeF, nawet w okresie fakultatywnym lub w ramach ustawowych wyłączeń, zapewnia przedsiębiorcom szereg korzyści i preferencji, które mają zastosowanie w momencie wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie.
- Korzyści Podatkowe i Finansowe
- Przyspieszony zwrot VAT: Jedną z kluczowych preferencji jest skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 dni na 40 dni.
- Uproszczenie korekt: W przypadku faktur korygujących wystawionych w KSeF (korekty „in minus”) brak jest konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą obniżenia podstawy opodatkowania.
- Korzyści Administracyjne i Operacyjne
- Brak obowiązku przesyłania JPK_FA: Obowiązek przekazywania plików JPK_FA nie będzie dotyczył faktur wystawionych w KSeF. Jeżeli jednak faktura została wystawiona poza KSeF (w ramach wyłączeń), organ nadal może zażądać JPK_FA dla tych dokumentów.
- Przechowywanie faktur przez system: Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, zwalniając podatników z obowiązku samodzielnego przechowywania tych dokumentów w tym okresie.
- Pewność obrotu gospodarczego: Nabywca ma gwarancję, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony, co pozytywnie wpływa na pewność obrotu gospodarczego.
- Brak konieczności duplikatów: Ponieważ faktury są archiwizowane w KSeF przez 10 lat, nie będzie konieczne wystawianie duplikatów faktur w przypadku ich zaginięcia.
- Otrzymywanie faktur w czasie rzeczywistym: Faktura jest udostępniana odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym.
W kontekście logowania, w okresie obowiązywania fakultatywnego KSeF (który kończy się docelowo 31 grudnia 2026 r.), jedną z metod uwierzytelnienia były tokeny, które można było generować i wykorzystywać do logowania w systemach komercyjnych. Rozwiązanie to będzie funkcjonować do końca 2026 r.. Od 1 lutego 2026 r. obok tokenów można też korzystać z certyfikatów KSeF.
