Rozróżnienie między dokumentem „ksefowym” (fakturą ustrukturyzowaną) a dokumentem „pozaksefowym” opiera się na trzech kluczowych kryteriach: formacie, obiegu w systemie i statusie prawnym wynikającym z nadania numeru KSeF.
KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty, które nie są fakturami ustrukturyzowanymi, są z założenia wyłączone z obiegu w KSeF.
1. Dokument „Ksefowy” (Faktura Ustrukturyzowana)
Dokument „ksefowy” to prawnie zdefiniowana faktura ustrukturyzowana, która spełnia następujące warunki:
Faktura jest wystawiona w postaci elektronicznej i musi być zgodna z jednolitym, ustrukturyzowanym wzorem dokumentu elektronicznego (XML), obecnie FA(3).
Musi być wystawiona i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego. Jest przesyłana do KSeF przez sprzedawcę.
Staje się pełnoprawną fakturą ustrukturyzowaną dopiero po jej przetworzeniu w systemie i nadaniu unikalnego numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.
W trybie online faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (pod warunkiem, że ta data jest zgodna z datą w polu P_1).
Na wizualizacji (wydruku lub PDF) faktury „ksefowej”, która została przyjęta do systemu, znajduje się jeden kod QR z numerem KSeF.
Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.
Dokumenty wystawione w trybie offline są uznawane za faktury ustrukturyzowane, ale charakteryzują się tym, że dosłanie ich do KSeF następuje później. Faktury takie, jeśli są udostępniane nabywcy poza KSeF przed dosłaniem do systemu, muszą być opatrzone dwoma kodami QR z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”.
2. Dokument „Pozaksefowy”
Dokumenty „pozaksefowe” to szeroka kategoria obejmująca: 1) dokumenty niefakturowe oraz 2) faktury VAT, które ze względów prawnych lub tymczasowych wyłączeń muszą (lub mogą) być wystawiane poza KSeF.
Dokumenty niefakturowe: Nie mają statusu faktury VAT. Nie są przesyłane do KSeF. Należą do nich: faktury pro forma, rachunki (w rozumieniu Ordynacji podatkowej), noty uznaniowe, noty obciążeniowe, faktury wewnętrzne, dowody wewnętrzne.
Faktury B2C: Faktury wystawiane na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej). Wystawienie ich w KSeF jest dobrowolne, ale gdy zostaną wystawione, muszą być przekazane nabywcy w sposób uzgodniony (np. jako PDF lub papier) i opatrzone kodem QR (jeśli są używane poza KSeF).
Faktury bezwzględnie wyłączone: Faktury dokumentujące czynności objęte procedurami szczególnymi, takimi jak OSS nieunijna dla podmiotów z krajów trzecich (spoza UE), IOSS dla podmiotów z krajów trzecich (spoza UE), międzynarodowy okazjonalny przewóz drogowy osób, których nie można dobrowolnie wystawić w KSeF.
Faktury w czasie Awarii Całkowitej: Faktury wystawiane w trakcie awarii całkowitej KSeF (ogłoszonej w środkach społecznego przekazu). Są one wystawiane w postaci papierowej lub elektronicznej (np. PDF), bez obowiązku stosowania wzoru ustrukturyzowanego i bez obowiązku późniejszego dosłania do KSeF.
Elementy kontrolne: Dokumenty te nie posiadają kodu QR, ponieważ faktury w trybie awarii całkowitej nie są przesyłane do KSeF.
Podsumowanie rozróżnienia: Kluczową różnicą jest charakter prawny dokumentu i jego fizyczny obieg. Dokument „ksefowy” to plik XML, który wszedł do obrotu prawnego poprzez KSeF i otrzymał unikalny numer KSeF. Dokument „pozaksefowy” jest albo dokumentem niefakturowym, albo fakturą VAT, która z mocy prawa musi zostać wystawiona poza systemem i nie posiada numeru KSeF. Wszelkie wizualizacje (PDF, wydruk) faktur ustrukturyzowanych, opatrzone kodem QR, są jedynie reprezentacją faktycznego dokumentu, który znajduje się w KSeF, a sam kod QR służy do weryfikacji jego istnienia i danych w systemi
