Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym przede wszystkim do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. W związku z tym, dokumenty, które nie mają prawnego statusu faktury VAT ani nie są fakturą ustrukturyzowaną (tj. dokumenty niefakturowe), są traktowane jako wyłączone z zakresu działania systemu.
Traktowanie dokumentów niefakturowych w kontekście KSeF jest następujące:
1. Bezwzględne wyłączenie z obiegu KSeF
Dokumentów, które nie są fakturami w rozumieniu przepisów o VAT, nie przesyła się do KSeF. Oznacza to, że ich tworzenie, obieg i przechowywanie muszą odbywać się na dotychczasowych zasadach, całkowicie poza systemem.
Dokumenty te obejmują m.in.:
- Rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej.
- Faktury pro forma (które zgodnie z ustawą o VAT nie są fakturą).
- Noty obciążeniowe, noty uznaniowe.
- Faktury wewnętrzne, dowody wewnętrzne.
- Noty korygujące – przepisy dotyczące ich wystawiania zostaną uchylone z dniem 1 lutego 2026 r., zatem po tej dacie nie będą wystawiane ani w KSeF, ani poza KSeF.
- Załączniki w formie nieustrukturyzowanej (np. pliki PDF, JPG, PNG, Word) – nie będą przyjmowane przez system, ponieważ załącznik do faktury w KSeF musi być integralną, ustrukturyzowaną częścią pliku XML faktury. Inne dokumenty, takie jak listy przewozowe czy protokoły odbioru, muszą być nadal przekazywane kontrahentom poza KSeF.
2. Specjalne dokumenty związane z fakturą, lecz niefakturowe
W systemie KSeF pojawiła się jedna kategoria dokumentu, który nie ma statusu faktury VAT ani faktury uproszczonej, ale jest przewidziany w celu ułatwienia obrotu w nowym środowisku:
- Potwierdzenie transakcji: To dokument, który można wydać nabywcy dobrowolnie w sytuacjach, gdy wystawiona faktura ustrukturyzowana (w trybie online lub offline) nie otrzymała jeszcze numeru KSeF, a nabywca jest podmiot posiadający polski NIP.
- Potwierdzenie transakcji nie jest regulowane przepisami ustawy ani rozporządzenia i nie wiąże się z nowymi obowiązkami dla podatników.
- Jego celem jest zabezpieczenie interesu nabywcy, szczególnie w sprzedaży detalicznej (np. w sklepach, na stacjach benzynowych), gdy klient oczekuje na dokument.
- Dokument ten musi posiadać nazwę „potwierdzenie transakcji”.
- Nie jest to faktura w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT ani faktura uproszczona.
- Potwierdzenie transakcji musi zawierać podstawowe dane stron, numer faktury nadany przez podatnika (pole P_2), kwotę należności ogółem (pole P_15) oraz dwa kody QR/linki z napisami „sprawdź fakturę w KSeF” i „zweryfikuj wystawcę faktury”, które umożliwiają nabywcy dostęp do faktury i weryfikację jej danych bez konieczności uwierzytelnienia w systemie.
3. Dodatkowe funkcjonalności dla faktur w systemie
W kontekście faktur, system przewiduje również narzędzia do zarządzania dokumentami, które są technicznie niefakturowe, ale służą kontroli:
Możliwość ukrycia faktury zakupowej: Mechanizm w API KSeF 2.0, który również zostanie udostępniony w późniejszym czasie, pozwala na ukrycie faktury w wynikach wyszukiwania (np. faktury, która nie dokumentuje rzeczywistej transakcji lub do której nie przysługuje prawo do odliczenia VAT). Ukrycie faktury nie oznacza jej usunięcia z KSeF, a sprzedawca nie jest o tej czynności informowany.rze ustrukturyzowanej, jedyną formą poprawienia błędu będzie wystawienie faktury korygującej w KSeF.
Zgłoszenie nadużycia (faktura „scamowa”): Mechanizm ten zostanie wprowadzony w API KSeF 2.0 (w niedługim czasie po uruchomieniu nowej wersji produkcyjnej systemu). Może je zgłosić osoba lub podmiot posiadający uprawnienia do dostępu do faktur (np. nabywca). Usługa ta służy przeciwdziałaniu wystawianiu pustych faktur i wyłudzeniom.
