Dostęp dwuetapowy do e-faktury to specjalny mechanizm wprowadzony w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), który umożliwia każdemu podmiotowi (a więc i nabywcy) dostęp do faktury ustrukturyzowanej oraz jej weryfikację bez konieczności uwierzytelnienia się (logowania) w systemie.
Kod weryfikacyjny (QR) jest kluczowym elementem tego procesu i jest niezbędny do skorzystania z dostępu dwuetapowego.
1. Co to jest dostęp dwuetapowy?
Dostęp dwuetapowy to metoda pobierania faktury z KSeF, oparta na weryfikacji tożsamości dokumentu, a następnie na podaniu poufnych danych finansowych, które zna tylko odbiorca i wystawca. Proces ten dzieli się na dwa kroki:
Etap 1: Szybka i uproszczona weryfikacja (za pomocą kodu QR/linku) Po zeskanowaniu kodu QR lub kliknięciu w link:
1. Następuje odczyt informacji zawartych w kodzie weryfikacyjnym (KOD I).
2. Wyświetlane są podstawowe dane identyfikujące fakturę (m.in. numer KSeF, NIP sprzedawcy, data wystawienia).
3. Pojawia się informacja, czy dokument faktycznie znajduje się w KSeF.
4. W przypadku faktur wystawionych w trybie offline, na tym etapie może pojawić się informacja, czy faktura była modyfikowana przed wysyłką.
5. Jeśli faktura nie zostanie znaleziona, proces jest zakończony komunikatem o błędzie.
Etap 2: Pobranie faktury (po podaniu danych dostępowych) Jeśli weryfikacja w Kroku 1 jest pozytywna, aby pobrać całą fakturę, użytkownik musi wprowadzić dodatkowe dane dostępowe do faktury. Dane te wynikają z rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF i obejmują:
- Numer faktury nadany przez podatnika (wartość z pola P_2 struktury FA(3)).
- Identyfikator podatkowy NIP lub inny identyfikator nabywcy towarów lub usług albo informacja o jego braku.
- Kwota należności ogółem (wartość z pola P_15 struktury FA(3)).
Po poprawnym wprowadzeniu tych danych, nabywca może pobrać fakturę z KSeF bez konieczności uwierzytelnienia się w systemie. W przypadku kilkakrotnego podania błędnych danych dostępowych nastąpi czasowa blokada możliwości pobrania danej faktury.
2. Czy kod weryfikacyjny (QR) mi się przyda?
Tak, kod weryfikacyjny przyda się, ponieważ jest narzędziem, które inicjuje i ułatwia ten dwuetapowy dostęp.
Kod QR to graficzne (lub linkowe) ujęcie pewnej części danych identyfikujących fakturę, co sprawia, że dostęp dwuetapowy jest udoskonalony i wygodniejszy w porównaniu do klasycznego dostępu anonimowego.
Dzięki kodowi QR:
- Automatycznie przekazywane są systemowi niektóre z wymaganych danych (adres zasobu, NIP sprzedawcy, data wystawienia, wyróżnik faktury).
- Nabywca nie musi ręcznie wprowadzać numeru KSeF faktury, co jest wymagane w przypadku dostępu anonimowego bez kodu QR.
- W przypadku faktur udostępnianych nabywcom poza KSeF (np. konsumentom, podatnikom zagranicznym), kod QR jest obowiązkowym elementem wizualizacji faktury, co pozwala nabywcy na łatwą weryfikację jej autentyczności i istnienia w systemie.
Ponadto, w trybie offline na fakturze mogą występować dwa kody QR. Drugi kod (KOD II) z napisem „CERTYFIKAT” służy do weryfikacji tożsamości wystawcy i jest zabezpieczeniem przed sfałszowaniem linku/kodu QR przez podmioty nieposiadające dostępu do certyfikatu.
Podsumowując: Dostęp dwuetapowy jest kluczową funkcjonalnością dla nabywcy, umożliwiającą pobranie i weryfikację faktury bez logowania, a kod QR jest bramą (pierwszym krokiem) do tego dostępu.
