Polskie przepisy wprowadzają rozróżnienie między tradycyjną fakturą elektroniczną a fakturą ustrukturyzowaną (zwłaszcza w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF).
1. Faktura elektroniczna (definicja ogólna)
Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o podatku od towarów i usług, faktura elektroniczna to faktura w postaci elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Przykładem takiej faktury jest tradycyjnie rozumiany plik PDF przesłany w wiadomości e-mail do kontrahenta.
2. Faktura ustrukturyzowana (e-faktura w kontekście KSeF)
Wraz z wprowadzeniem KSeF, ustawa wprowadziła pojęcie, które jest ściśle powiązane z systemem. To właśnie ten dokument jest głównym przedmiotem zainteresowania KSeF i często jest określany jako „e-Faktura” w nowym, obowiązkowym obiegu.
Faktura ustrukturyzowana (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT) to:
- Faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
- Dokument, któremu został przydzielony numer identyfikujący tę fakturę w tym systemie (numer KSeF).
Kluczowe cechy faktury ustrukturyzowanej to:
- Jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego.
- Przyjmuje postać pliku XML, który musi być zgodny z jednolitym, ustrukturyzowanym wzorem dokumentu elektronicznego (obecnie FA(3) od 1 lutego 2026 r.).
- Nie jest tożsama z fakturą elektroniczną (np. PDF).
3. Zmiana w rozumieniu wystawienia faktury
Wraz z wejściem obowiązkowego KSeF, znacząco zmienia się rozumienie pojęcia „wystawienie faktury”. Faktura nie jest już utożsamiana z dokumentem fizycznym lub plikiem PDF, lecz staje się określonym zestawem danych cyfrowych.
- Faktura ustrukturyzowana staje się pełnoprawną fakturą w momencie, gdy KSeF nada jej unikalny numer identyfikujący.
- Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej w trybie online to data jej przesłania do KSeF (pod warunkiem, że jest tożsama z datą wskazaną w polu P_1 faktury).
- Data otrzymania faktury przez nabywcę (podatnika krajowego z NIP) to dzień przydzielenia jej numeru KSeF.
Podsumowanie kluczowej różnicy:
Pojęcia faktury elektronicznej (np. PDF) i faktury ustrukturyzowanej nie są synonimami. Faktura ustrukturyzowana to ściśle ustrukturyzowany plik XML, który musi przejść przez KSeF, aby uzyskać ważność prawną (numer KSeF). Faktura elektroniczna może być natomiast dowolnym plikiem, który nie jest przesyłany do KSeF ani otrzymywany przy jego użyciu
