Główną i docelową strukturą e-faktury (faktury ustrukturyzowanej) w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) jest struktura logiczna FA(3). Struktury FA(2) i FA(3) mają określone daty obowiązywania, które są kluczowe dla wystawców, zwłaszcza w kontekście obowiązkowego KSeF.
Oto zestawienie dat obowiązywania obu struktur i ich implikacje dla przedsiębiorców:
1. Struktura logiczna FA(2)
Struktura logiczna w wersji FA(2) obowiązuje od 1 września 2023 r..
Struktury FA(2) należy stosować do 31 stycznia 2026 r..
Struktura ta była używana w okresie fakultatywnym KSeF.
2. Struktura logiczna FA(3)
Struktura logiczna FA(3) została opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP w dniu 25 czerwca 2025 r..
Struktura logiczna FA(3) zastąpi FA(2) i będzie obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej od 1 lutego 2026 r..
Wdrożenie FA(3) zbiega się z wdrożeniem obligatoryjnej wersji systemu (KSeF 2.0).
Skutki dla wystawców faktur (Znaczenie przejściowe)
Od 1 lutego 2026 r. struktura logiczna FA(3) będzie stosowana wyłącznie do wszystkich wystawianych faktur ustrukturyzowanych, co ma kluczowe znaczenie dla procesów księgowych i korekt.
Oznacza to, że wystawcy muszą dostosować swoje systemy do FA(3) w następujących przypadkach, nawet jeśli transakcja pierwotna miała miejsce wcześniej:
- Faktury korygujące: Struktura logiczna e-faktury w wersji FA(3) będzie wykorzystywana także do wystawienia (od 1 lutego 2026 r.) faktur korygujących, nawet w sytuacji, gdy faktura pierwotna, której dotyczy korekta, została wystawiona przed 1 lutego 2026 r. przy użyciu starszej struktury FA(2) lub FA(1).
- Faktury rozliczające: Struktura logiczna FA(3) będzie stosowana także w przypadku wystawiania (od 1 lutego 2026 r.) faktur rozliczających, nawet jeśli faktura zaliczkowa została wystawiona przed 1 lutego 2026 r. przy użyciu struktury FA(2) lub FA(1).
- Dobrowolne wystawianie wcześniej: Podatnik, który jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r. (pozostali przedsiębiorcy), ale zdecyduje się wystawiać faktury dobrowolnie już w lutym i marcu 2026 r., także będzie stosował strukturę FA(3).
Konieczność ta wymaga od dostawców programów finansowo-księgowych zintegrowanych z API KSeF dostosowania tych programów do wersji API KSeF 2.0, która wprowadza strukturę logiczną FA(3).
Warto dodać, że robocza wersja struktury logicznej FA_RR(1), przeznaczonej dla faktur VAT RR, została udostępniona 23 września 2025 r.. Jej stosowanie (wystawianie faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA w KSeF) będzie miało charakter fakultatywny od 1 kwietnia 2026 r..
