Absolutnie, wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) znacząco zmienia definicję faktury elektronicznej („e-faktury”) w polskim systemie VAT w stosunku do tradycyjnie rozumianego pliku PDF.
Zgodnie z przepisami wprowadzającymi KSeF, faktura jest utożsamiana nie tyle z wizualnym formatem (jak PDF czy papier), ale ze ściśle określonym zestawem danych cyfrowych. Dotychczasowej faktury elektronicznej w dowolnym formacie (np. PDF) pliku generowanego np. z excela, word czy innego, nie prześlemy do KSeF.
Oto kluczowe różnice i konsekwencje:
1. Nowa definicja faktury ustrukturyzowanej
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług:
- Faktura elektroniczna to faktura w postaci elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (np. jako plik PDF). Ta definicja istniała wcześniej.
- Faktura ustrukturyzowana (zwana e-Fakturą w kontekście KSeF) to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Jest to postać faktury elektronicznej, ale tylko takiej która jest utrzymana w strukturze FA (3) i przesyłana do KSeF w formacie xml.
Faktura ustrukturyzowana:
- jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF.
- przyjmuje format pliku XML (zgodnego ze strukturą logiczną, np. FA(3) obowiązującą od 1 lutego 2026 r.).
- posiada przydzielony unikalny numer KSeF.
Pojęcia faktury elektronicznej (np. PDF) i faktury ustrukturyzowanej nie są synonimami. Faktura elektroniczna (np. PDF) nie musi być przesyłana do KSeF ani nie musi być zgodna ze strukturą FA(3).
2. Zmiana w procesie wystawienia i otrzymania
Wraz z wejściem obowiązkowego KSeF (od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych) znacząco zmienia się rozumienie pojęcia „wystawienie faktury”.
- KSeF zmienia rozumienie e-faktury z dokumentu wizualnego (PDF) na określony zestaw danych cyfrowych.
- Plik XML przesłany do KSeF przez sprzedawcę, po przetworzeniu w systemie i nadaniu numeru KSeF, staje się pełnoprawną fakturą ustrukturyzowaną, którą w systemie otrzymuje nabywca.
- W trybie online, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (pod warunkiem zgodności daty w polu P_1).
- Faktura jest uznana za otrzymaną w momencie, gdy system nada jej numer KSeF. Nie jest wymagana akceptacja faktur przez odbiorcę.
3. Rola PDF/wizualizacji po wdrożeniu KSeF
Chociaż faktura ustrukturyzowana ma format XML, jej wizualizacja (np. jako PDF lub wydruk) jest nadal możliwa, ale pełni inną funkcję.
- Brak jednego wzoru wizualizacji: Nie zostanie wprowadzony jeden obowiązkowy wzór wizualizacji e-Faktury. Dostawcy aplikacji mogą tworzyć własne wizualizacje. Wizualizacja może być również w innym języku, byleby była merytorycznie zgodna z danymi w pliku XML przesłanym do KSeF.
- Obowiązek przekazania poza KSeF (PDF/wydruk): W kilku ustawowo określonych sytuacjach, wystąpi obowiązek przekazania faktury nabywcy w sposób uzgodniony (np. jako plik PDF lub papierowo), nawet jeśli faktura została wystawiona w KSeF. Dotyczy to m.in. faktur na rzecz konsumentów (osób fizycznych) oraz podatników zagranicznych, którzy nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
- Kod QR: Jeśli faktura jest przekazywana poza KSeF (np. jako PDF), musi być opatrzona kodem QR (kodem weryfikującym). Ten kod umożliwia weryfikację danych i dostęp do faktury w systemie, co pozwala nabywcy upewnić się, że dokument faktycznie istnieje w KSeF.
Podsumowując: KSeF de facto ustanawia nowy standard dla faktur elektronicznych w Polsce, zmieniając ich definicję z dowolnego formatu cyfrowego (jak PDF) na format ustrukturyzowany (XML) podlegający centralnemu obiegowi w systemie państwowym. Dotychczasowy „PDF” staje się jedynie zwizualizowaną reprezentacją prawnie wiążącego pliku XML znajdującego się w KSeF.
Można to porównać do sytuacji, w której tradycyjny list (PDF) jest zastępowany przez standaryzowany formularz cyfrowy (XML) (faktura ustrukturyzowana). Tylko ten ustrukturyzowany formularz jest uznawany za oficjalny dokument w systemie. Możemy wydrukować lub przesłać kopię wizualną tego formularza (PDF) dla wygody, ale jego autentyczność i ważność prawna zależy od zarejestrowanego w systemie pliku źródłowego (XML) i nadanego mu numeru KSeF.
b. Dokumenty w KSeF i poza nim
