KSeF ma docelowo zastąpić obecny model fakturowania, ale proces ten odbywa się etapowo. Aktualnie, dla KSeF z punktu widzenia wystawców faktur przewidziano okres przejściowy.
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie dotyczył podatników, których wartość sprzedaży (razem z VAT) w roku 2024 przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r. w obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdą pozostali podatnicy (czynni i zwolnieni z VAT).
Wprowadzono okres przejściowy trwający do 31 grudnia 2026 r., w tym czasie nadal możliwe będą pewne wyjątki od obowiązku użycia KSeF – przewidziane dla tzw. „wykluczonych cyfrowo”.
Przykład: przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub w innej formie elektronicznej) jeśli w danym miesiącu suma takich faktur nie przekroczy określonego limitu (10 000 zł brutto). Do limitu tego nie wlicza się innych faktur co do których nie ma obowiązku wystawiania w KSeF (np. konsumenckich), ani sprzedaży paragonowej, w tym faktur wystawianych z kas fiskalnych.
Od 1 stycznia 2027 r. zapowiadane jest pełne przejście na KSeF dla wszystkich, także najmniejszych podatników („wykluczonych cyfrowo”).
Pamiętajmy jednak, że powyższe dotyczy wystawiania faktur w KSeF, a wiec sprzedaży. Pod kątem zakupów konieczne będzie przygotowanie się na KSeF już od lutego 2026 r.
