Dokumentowanie sprzedaży, gdy transakcja lub podmiot są wyłączone z obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), odbywa się zasadniczo na dotychczasowych zasadach, czyli przy użyciu tradycyjnych form dokumentów, które nie są fakturami ustrukturyzowanymi (dokumenty „pozaksefowe”).
Sposób dokumentowania sprzedaży poza KSeF zależy od tego, dlaczego system nie jest wykorzystywany.
1. Wystawianie faktur z powodu wyłączeń ustawowych
W sytuacjach, gdy prawo pozwala lub wymaga wystawienia faktury poza KSeF, sprzedaż jest dokumentowana przy użyciu:
- Faktury w postaci papierowej.
- Faktury elektronicznej (w rozumieniu ustawy o VAT), czyli dokumentu w dowolnym formacie elektronicznym, np. pliku PDF przesyłanego e-mailem.
Wystawione dokumenty muszą spełniać wymogi określone w art. 106e ustawy o VAT, lecz nie muszą być zgodne z jednolitym wzorem faktury ustrukturyzowanej (XML FA(3)).
Kluczowe sytuacje, w których stosuje się dokumentację pozaksefową:
- Status nabywcy (Wyłączenie fakultatywne): Faktury na rzecz konsumentów (B2C).
Format dokumentacji: Papier lub PDF/e-mail.
- Rodzaj transakcji (Wyłączenie bezwzględne): Czynności objęte procedurami szczególnymi OSS nieunijna dla podmiotów z krajów trzecich (spoza UE), IOSS dla podmiotów z krajów trzecich (spoza UE), międzynarodowy okazjonalny przewóz drogowy osób.
Format dokumentacji: Dokumentowanie następuje na dotychczasowych zasadach (poza KSeF).
- Brak NIP w samofakturowaniu: Samofakturowanie, jeśli nabywca lub sprzedawca nie jest zidentyfikowany za pomocą polskiego NIP na potrzeby danej czynności.
Format dokumentacji: Fakturę należy wystawić poza KSeF; dobrowolne wystawienie w KSeF jest niedopuszczalne.
- Wyłączenia czasowe: Faktury z kas rejestrujących i paragony fiskalne z NIP uznane za faktury uproszczone (do końca 2026 r.). Faktury wystawiane przez ”wykluczonych cyfrowo”, jeśli łączna wartość sprzedaży w miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł (do końca 2026 r.).
Format dokumentacji: W postaci papierowej lub elektronicznej.
2. Awaria Całkowita KSeF
Wyjątkową sytuacją jest awaria całkowita KSeF ogłoszona w środkach społecznego przekazu. Wówczas faktury:
1. Wystawia się poza systemem.
2. Mają postać papierową lub faktury elektronicznej (np. PDF).
3. Nie mają obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej (XML).
4. Nie są przesyłane do KSeF po ustaniu awarii.
5. Nie posiadają kodu QR.
3. Dokumenty niefakturowe
Do KSeF z założenia nie przesyła się dokumentów, które nie mają statusu faktury VAT. Sprzedaż jest dokumentowana poza KSeF, na zasadach ogólnych, w przypadku:
- Faktur pro forma.
- Rachunków (w rozumieniu Ordynacji podatkowej).
- Not uznaniowych i not obciążeniowych.
- Faktur wewnętrznych i dowodów wewnętrznych.
Ważne rozróżnienie:
W przypadku gdy podatnik dobrowolnie wystawi w KSeF fakturę (np. na rzecz konsumenta), która jest wyłączona z obowiązku, musi ona zostać udostępniona nabywcy w sposób uzgodniony (poza KSeF), np. jako plik PDF lub wydruk. Taka wizualizacja, choć przekazywana poza systemem, musi być opatrzona kodem QR, który służy do weryfikacji, że faktura istnieje w KSeF.
Jeśli jednak faktura jest całkowicie wyłączona z KSeF (np. IOSS, awaria całkowita), dokument nie posiada numeru KSeF i nie jest opatrywany kodem QR.
