Wdrożenie e-faktury, czyli faktury ustrukturyzowanej (pliku XML) w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), znacząco i wielowymiarowo wpływa na proces księgowania, automatyzując, ujednolicając i zmieniając procedury związane z obiegiem dokumentów, datami księgowania oraz obowiązkami sprawozdawczymi.
Oto kluczowe aspekty wpływu e-faktury na proces księgowania:
1. Automatyzacja i oszczędność czasu
Głównym wpływem KSeF jest zmiana natury faktury z dokumentu wizualnego (PDF/papier) na określony zestaw danych cyfrowych. To z kolei umożliwia automatyzację procesów księgowych:
- Eliminacja ręcznego wprowadzania danych: Zredukowana zostanie liczba pomyłek, która miała miejsce podczas wpisywania danych do programów finansowo-księgowych. Brak konieczności ręcznego przenoszenia danych z faktur do systemów to realna oszczędność czasu w wypełnianiu obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji podatkowych.
- Łatwy import: Integracja z KSeF umożliwia import danych z faktur klientów i dostawców prosto do systemu księgowego firmy / księgowej. Przykładowo, aplikacja e-mikrofirma pozwala na przenoszenie faktur zakupowych bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.
- Spójność danych: Faktury ustrukturyzowane korzystają z jednolitego, ustrukturyzowanego wzoru faktury (FA(3)), dzięki czemu rozumienie jej zapisów po stronie sprzedawcy jak i nabywcy zawsze będzie spójne.
2. Zmiany w ustalaniu dat i obiegu dokumentów
KSeF przyspiesza obieg dokumentów i zmienia moment, w którym faktura staje się prawnie wiążąca:
- Otrzymanie faktury: Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę (numer KSeF). Oznacza to, że faktury trafiają do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym. Ta data jest kluczowa dla ujęcia VAT naliczonego.
- Brak akceptacji: Otrzymywanie e-Faktur nie będzie już wymagało akceptacji odbiorcy. Faktura jest uznana za otrzymaną w momencie, gdy system nada jej numer.
- Brak duplikatów: W KSeF faktura będzie przechowywana przez 10 lat. Nie ma możliwości, aby faktura zaginęła, zatem nie będzie konieczne wystawianie duplikatów faktur.
- Brak konieczności drukowania: Dokumentów nie trzeba będzie drukować (poza ustawowymi wyjątkami).
3. Uproszczenia w zakresie korekt i raportowania
System upraszcza procesy związane z korygowaniem transakcji oraz raportowaniem:
- Faktury korygujące: Jedyną formą poprawienia błędu w wystawionej fakturze ustrukturyzowanej będzie wystawienie faktury korygującej w KSeF.
- Brak dokumentacji korekt VAT: Wprowadzenie KSeF pozwoli uprościć obowiązki podatkowe w obszarze rozliczania faktur korygujących, gdyż zniesiona zostanie konieczność posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą obniżenia podstawy opodatkowania.
- JPK: W nowej wersji struktury JPK podatnik będzie miał obowiązek podawania numerów KSeF wystawionych faktur sprzedażowych i otrzymywanych faktur zakupowych. Numery KSeF będą wykorzystywane również w innych strukturach JPK, np. w JPK_KR_PD.
- Brak JPK_FA: Zmniejszy się liczba obowiązków sprawozdawczych, na przykład poprzez brak obowiązku składania plików JPK_FA na żądanie organów podatkowych w odniesieniu do faktur znajdujących się w KSeF.
4. Nowe obowiązki w procesie płatności (od 2027 r.)
Proces księgowania płatności zostanie powiązany bezpośrednio z fakturą ustrukturyzowaną:
Płatności zbiorcze: KSeF umożliwia przydzielanie identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych, co będzie wykorzystywane np. podczas jednej płatności za kilka faktur. Ten mechanizm pozwala nabywcy na łatwe powiązanie płatności zbiorczej z konkretnymi fakturami, a sprzedawcy na ich identyfikację po otrzymaniu zapłaty
Numer KSeF w przelewach: Od 1 stycznia 2027 r. wprowadzony zostanie obowiązek podawania numeru KSeF faktury lub zbiorczego identyfikatora podczas dokonywania płatności za faktury ustrukturyzowane w przelewach realizowanych w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP) oraz w płatnościach pomiędzy podatnikami VAT czynnymi.
