Jednostki administracji publicznej, a w szczególności jednostki samorządu terytorialnego (JST), są traktowane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) jako pełnoprawni podatnicy VAT, z uwzględnieniem specjalnych rozwiązań wynikających z ich scentralizowanego charakteru oraz konieczności integracji z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF).
Poniżej przedstawiono szczegółowe zasady dotyczące JST w KSeF:
1. Obowiązek korzystania z KSeF i Terminy
JST, podobnie jak inni przedsiębiorcy, są objęte obowiązkowym KSeF. Obowiązek ten wchodzi w życie etapami, w zależności od wartości sprzedaży (wraz z kwotą podatku) osiągniętej w 2024 roku:
- Od 1 lutego 2026 r. dla JST, u których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych JST.
- Obowiązek otrzymywania faktur przy użyciu KSeF będzie istniał dla wszystkich JST już od 1 lutego 2026 r..
Wystawianie faktur B2G (Business-to-Government), czyli w relacji przedsiębiorca-administracja publiczna, jest objęte obowiązkowym KSeF.
2. Model Centralizacji i Struktura Faktury (FA(3))
Dzięki tzw. centralizacji VAT JST wraz z urzędem ją obsługującym oraz samorządowymi jednostkami budżetowymi i samorządowymi zakładami budżetowymi jest uznawana za jednego podatnika VAT. W związku z tym JST posługuje się jednym NIP na cele VAT.
Struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej FA(3) jest dostosowana do specyfiki JST:
- Faktury sprzedażowe (wystawiane przez JST): Dane sprzedawcy (Podmiot1) zawierają NIP JST. Dane poszczególnych jednostek podrzędnych (np. samorządowej jednostki budżetowej, która faktycznie dokonuje czynności) mogą być wskazane w elemencie Podmiot3.
- Faktury zakupowe (otrzymywane przez JST): Dane nabywcy (Podmiot2) zawierają NIP JST, ale wymagane jest wypełnienie znacznika JST wartością „1”. Dane jednostki podrzędnej (której dotyczy nabycie) powinny być podane w elemencie Podmiot3 z rolą „8” (JST odbiorca).
- JST ma możliwość użycia identyfikatora wewnętrznego jednostki (IDWew) zamiast identyfikatora podatkowego NIP jednostki podrzędnej na fakturach.
3. Uprawnienia i Uwierzytelnienie
Dla JST przewidziano dedykowany model uprawnień, który pozwala na zarządzanie dostępem i delegowanie uprawnień w ramach rozbudowanej struktury jednostek podległych:
- Uprawnienia Właścicielskie: JST posiada pełen zakres uprawnień właścicielskich przypisanych systemowo do jej NIP. Obejmują one m.in. zarządzanie uprawnieniami i jednostkami podrzędnymi.
- Uwierzytelnienie: JST (jako podmiot niebędący osobą fizyczną) może uwierzytelniać się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub certyfikatu KSeF.
- Zawiadomienie ZAW-FA: JST (podatnik) składa ZAW-FA, jeśli nie ma możliwości uwierzytelnienia się pieczęcią kwalifikowaną, w celu wyznaczenia pierwszej osoby fizycznej do korzystania z KSeF. Ta osoba może następnie elektronicznie nadawać uprawnienia innym osobom w imieniu JST.
- Wyłączenia z ZAW-FA: Zawiadomienia ZAW-FA nie składają samorządowe jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, urzędy gminy, starostwa powiatowe ani urzędy marszałkowskie. Zarządzanie uprawnieniami w tych jednostkach odbywa się elektronicznie przez osobę uprawnioną przez JST.
- Administrator Jednostki Podrzędnej: Administrator jednostki podrzędnej (np. dyrektor szkoły) może otrzymać uprawnienie do zarządzania uprawnieniami w ramach tej jednostki oraz do wystawiania i dostępu do faktur, które jej dotyczą.
4. Integracja KSeF i PEF (Zamówienia Publiczne)
JST, jako zamawiający w relacjach B2G, korzystają z Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). Wraz z wejściem obligatoryjnego KSeF:
- Oba systemy – KSeF i PEF – zostaną zintegrowane.
- Ustrukturyzowana faktura elektroniczna przesłana przy użyciu PEF (lub systemu obsługiwanego przez OpenPEPPOL), spełniająca wymagania normy europejskiej (EN-16931-1:2017), po przesłaniu do KSeF i przydzieleniu numeru identyfikującego fakturę w KSeF, będzie uznawana za fakturę ustrukturyzowaną.
- System KSeF obsługuje strukturę logiczną PEF.
5. Dodatkowe Funkcjonalności
JST mogą również korzystać ze specjalnej funkcjonalności faktury z załącznikiem, pod warunkiem złożenia odpowiedniego zgłoszenia Szefowi KAS w e-Urzędzie Skarbowym. Zgłoszenie to składa JST, a nie jednostki wewnętrzne posługujące się IDWew.
JST, jako podatnik, musi również stosować się do zasad wystawiania faktur w trybach szczególnych (OFFLINE). bjęci obowiązkowym KSeF jako dostawcy. KSeF jest dla nich rozwiązaniem fakultatywnym, które staje się obowiązkowe dla ich nabywcy (podatnika VAT czynnego) tylko po złożeniu przez rolnika oświadczenia w systemie. Natomiast jako nabywcy, są traktowani jak inni podatnicy w zakresie, w jakim sprzedawca musi wystawić fakturę w KSeF, chyba że nie posiadają NIP, co generuje dodatkowe obowiązki udostępniania dokumentu poza systemem.
