Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej (w formie pliku PDF lub wydruku) jest kluczowym elementem ułatwiającym obieg dokumentów z kontrahentami, zwłaszcza w przypadkach, gdy z różnych powodów nabywca nie może lub nie jest zobowiązany do odbierania faktury bezpośrednio w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Poniżej przedstawiono główne sposoby, w jakie wizualizacja wspiera obieg dokumentów:
1. Zapewnienie dostępu w ustawowych wyłączeniach
Wizualizacja jest niezbędna do obsługi prawnie określonych wyjątków, w których fakturę wystawioną w KSeF trzeba przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Dotyczy to nabywców, którzy co do zasady nie są objęci obowiązkiem otrzymywania faktur bezpośrednio w KSeF (Art. 106gb ust. 4 ustawy), w tym:
- Konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej).
- Podatników zagranicznych (bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce).
- Podmiotów nieposługujących się polskim identyfikatorem NIP.
W tych przypadkach sprzedawca musi udostępnić fakturę poza KSeF (np. jako plik PDF, mailem lub wydruk papierowy).
2. Weryfikacja autentyczności za pomocą Kodu QR
Nawet jeśli wizualizacja jest jedynie reprezentacją prawnie wiążącego pliku XML, jej moc w obiegu dokumentów z kontrahentem jest gwarantowana przez kod weryfikujący QR lub link.
Dzięki kodowi QR kontrahent (nabywca) może:
- Szybko zweryfikować zgodność: Każdy podmiot (nawet bez uwierzytelnienia w KSeF) może zeskanować kod QR i uzyskać możliwość szybkiej i uproszczonej weryfikacji zgodności faktury z jej oryginalnymi danymi zawartymi w KSeF.
- Uzyskać dostęp dwuetapowy: Po zeskanowaniu kodu i wprowadzeniu dodatkowych danych dostępowych, możliwe jest pobranie całej faktury z KSeF. Zapewnia to nabywcy gwarancję, że dokument jest autentyczny i został wystawiony przez uprawniony podmiot.
3. Zabezpieczenie obiegu w trybach awaryjnych (OFFLINE)
Wizualizacja pełni kluczową rolę w zapewnieniu ciągłości wystawiania fakturowania w przypadku niedostępności systemu (np. offline24, prace serwisowe, awaria KSeF).
- Dwa kody QR w OFFLINE: Faktury wystawione w trybach offline lub awaryjnym, które są przekazywane nabywcy poza KSeF przed ich dosłaniem do systemu, muszą być opatrzone dwoma kodami QR z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”.
- Weryfikacja wystawcy: Drugi kod, oparty na certyfikacie KSeF, jest konieczny, ponieważ w momencie przekazania dokument nie posiada jeszcze numeru KSeF. Wizualizacja ta umożliwia nabywcy weryfikację tożsamości wystawcy.
4. Wsparcie komunikacji międzynarodowej
Wizualizacja ułatwia wymianę dokumentów z kontrahentami zagranicznymi (którzy mogą nie mieć NIP-u i dostępu do KSeF) poprzez elastyczność językową:
- Wizualizacja może być sporządzona w innym języku (np. obcym) lub w dwóch językach równocześnie.
- Kluczowym warunkiem jest to, że dane w języku obcym muszą merytorycznie odpowiadać zawartości pliku XML w języku polskim.
5. Wydawanie Potwierdzenia Transakcji
Wizualizacja (PDF lub wydruk) jest również wykorzystywana do wydawania potwierdzenia transakcji, które jest dobrowolnym dokumentem, szczególnie przydatnym przy sprzedaży detalicznej (np. na stacjach benzynowych). Potwierdzenie to, choć nie jest fakturą, zabezpiecza interes nabywcy w sytuacjach, gdy faktura nie posiada jeszcze numeru KSeF (w trybach offline24, offline [niedostępność systemu] dla nabywców z polskim NIP). Potwierdzenie zawiera dwa kody QR/linki, które umożliwiają nabywcy dostęp do faktury i weryfikację jej danych po nadaniu numeru KSeF.
