Faktura ustrukturyzowana musi być zgodna z jednolitym, ustrukturyzowanym wzorem dokumentu elektronicznego (XML). Od 1 lutego 2026 r. obowiązującym wzorem jest struktura logiczna FA(3).
KSeF weryfikuje zgodność przesyłanego pliku XML ze strukturą logiczną FA(3) (lub innymi obsługiwanymi strukturami, jak FA_RR(1) czy PEF) oraz sprawdza, czy wszystkie wymagane przez tę strukturę pola zostały wypełnione. Faktura, która nie jest zgodna ze wzorem, zostanie odrzucona przez system i nie zostanie wystawiona.
Pola faktury w KSeF można podzielić na elementy wynikające z ustawy o VAT (obowiązkowe) oraz elementy dodatkowe (fakultatywne).
Obowiązkowe elementy wynikające z przepisów VAT
Choć struktura FA(3) zawiera szereg elementów, podstawowy zakres danych wymaganych na fakturach nadal określa art. 106e ustawy o VAT.
Faktura ustrukturyzowana musi zawierać wszystkie obowiązkowe elementy wymagane ustawą, w tym m.in.:
- Dane stron transakcji: Dane sprzedawcy (Podmiot1) i dane nabywcy (Podmiot2), w tym ich NIP (NIP sprzedawcy jest obowiązkowy; bez niego faktura nie zostanie przyjęta do systemu).
- Kolejny numer faktury nadany przez podatnika.
- Datę wystawienia faktury (wartość z pola P_1 struktury logicznej FA). Data ta jest kluczowa dla określenia terminu wystawienia.
- Szczegółowe dane transakcji:
- Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi (pole P_7 w części FaWiersz).
- Cena jednostkowa.
- Kwoty netto i brutto.
- Stawka podatku (np. pole P_12 w FaWiersz).
- Kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na poszczególne stawki.
- Kwota należności ogółem (pole P_15).
Obowiązkowe elementy struktury FA(3) (poza danymi VAT)
Struktura FA(3) (dostępna na ePUAP od 25 czerwca 2025 r.) jest podzielona na osiem głównych elementów: Nagłówek, Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3, Fa, Stopka, Zalacznik.
Elementy, które muszą być zawarte w pliku XML, aby został on przyjęty, obejmują:
- Nagłówek – zawierający dane techniczne, takie jak kod i wariant formularza, nazwę programu do wystawiania faktur oraz datę wytworzenia pliku XML (pole DataWytworzeniaFa ma charakter techniczny, a pole P_1 jest datą wystawienia).
- Dane adresowe i identyfikacyjne sprzedawcy (Podmiot1) i nabywcy (Podmiot2).
- W przypadku konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności), w sekcji nabywcy (Podmiot2) należy wypełnić pole BrakID wartością „1” (informując, że nabywca nie posiada identyfikatora podatkowego lub nie występuje on na fakturze).
Dodatkowe/Fakultatywne elementy
Struktura logiczna e-Faktury FA(3) zawiera również liczne elementy, których stosowanie jest dobrowolne i nie wynika z przepisów VAT, lecz z praktyki biznesowej. Wskazywanie tych elementów nie jest obowiązkowe.
Do fakultatywnych elementów i sekcji należą m.in.:
- Dodatkowe informacje – np. dane kontaktowe stron transakcji, dane dotyczące warunków transakcji (WarunkiTransakcji). Dane te mogą być podawane w odniesieniu do konkretnego wiersza faktury lub całej faktury za pomocą elementu DodatkowyOpis (maksymalnie 10 000 razy w fakturze).
- Sekcja Podmiot3 – dla podmiotów trzecich, np. faktora, płatnika, jednostki podrzędnej JST lub pracownika.
- Sekcja Platnosc – zawierająca informacje o formie i terminie płatności.
- Sekcja Rozliczenie – element umożliwiający prezentację kwot i powodów dodatkowych obciążeń lub pomniejszeń (np. należności o charakterze odszkodowawczym), które nie stanowią wynagrodzenia za dostawę towarów lub wykonaną usługę.
- Stopka – element pozwalający na zawarcie dodatkowych informacji, np. numeru KRS czy wartości kapitału zakładowego.
Załącznik (Element Zalacznik)
Element Zalacznik jest fakultatywny i stanowi integralną, ustrukturyzowaną część faktury (pliku XML). Jest przeznaczony do zawarcia czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) lub cen jednostkowych netto. Funkcjonalność ta jest dostępna od 1 lutego 2026 r. wyłącznie po złożeniu przez podatnika odpowiedniego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym.
Podsumowanie wizualne: W przypadku faktury, która musi być przekazana nabywcy poza KSeF (np. konsumentowi lub nabywcy zagranicznemu), wizualizacja (PDF/wydruk) musi być opatrzona kodem weryfikującym (QR). Kod ten umożliwia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację jej danych.
Kod QR zawiera m.in.:
Adres zasobu oprogramowania interfejsowego.
Datę wystawienia faktury (pole P_1).
Identyfikator podatkowy NIP sprzedawcy.
Wyróżnik faktury (unikalny ciąg znaków obliczony na podstawie skrótu kryptograficznego pliku XML).
