Kryteria decydujące o wyłączeniu z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) są różnorodne i zależą od statusu stron transakcji, rodzaju czynności oraz okoliczności tymczasowych lub nadzwyczajnych.
Poniżej przedstawiono kluczowe kryteria wyłączeń z obowiązku stosowania KSeF:
I. Wyłączenia ze względu na Status Stron Transakcji
Wyłączeniem z obowiązku wystawiania faktur w KSeF jest objęte wystawianie faktur:
- Na rzecz konsumentów (B2C)
◦ Faktury wystawiane na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (konsumenta).
◦ Ważne: Wystawianie faktur na rzecz konsumentów w KSeF jest dobrowolne.
2. Przez podatników zagranicznych (bez SMPD w Polsce)
◦ Faktury wystawiane przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.
◦ Ważne: Pomimo braku obowiązku, podatnicy ci mogą wystawiać faktury dobrowolnie w KSeF.
3. Przez podatników zagranicznych (z SMPD, ale nieuczestniczącym)
◦ Faktury wystawiane przez podatników, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, ale to stałe miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
◦ Ważne: W ich przypadku również możliwe jest dobrowolne wystawianie faktur w KSeF.
II. Wyłączenia ze względu na Rodzaj Transakcji (Wyłączenia Bezwzględne)
Druga grupa wyłączeń dotyczy konkretnych rodzajów transakcji, które nie mogą być dobrowolnie wystawiane w KSeF:
1. Procedury szczególne (ze względów technicznych):
◦ Faktury dokumentujące czynności objęte procedurą OSS nieunijna dla podmiotów z krajów trzecich (spoza UE).
◦ Faktury dokumentujące czynności objęte procedurą importu IOSS dla podmiotów z krajów trzecich (spoza UE).
◦ Faktury dokumentujące czynności objęte procedurą świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
◦ Przyczyna: Wyłączenie to jest podyktowane względami technicznymi, m.in. faktem, że podatnicy w tych procedurach posługują się innymi numerami identyfikacyjnymi niż standardowy NIP.
2. Wyłączenia wynikające z przepisów wykonawczych (projekt rozporządzenia):
◦ Świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego.
◦ Świadczenie usług przewozu osób na dowolną odległość (kolejami, taborem samochodowym, statkami itd.), udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego.
◦ Świadczenie usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o VAT, udokumentowanych fakturami lub innymi dowodami, przez podmioty uprawnione do świadczenia tych usług (rynku finansowego i ubezpieczeniowego).
3. Wyłączenia w Samofakturowaniu:
◦ Nabywca nie jest zidentyfikowany polskim NIP: Faktury wystawiane przez nabywcę (samofakturowanie), jeżeli nabywca towaru lub usługi nie jest zidentyfikowany za pomocą identyfikatora podatkowego NIP na potrzeby tej czynności.
◦ Sprzedawca nie jest zidentyfikowany polskim NIP: Faktury wystawiane przez nabywcę (samofakturowanie), jeżeli sprzedawca nie jest zidentyfikowany za pomocą identyfikatora podatkowego NIP na potrzeby tej czynności.
III. Wyłączenia Czasowe (Przejściowe Odroczenia Obowiązku Wystawiania)
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostaje czasowo odroczony dla dwóch grup podatników do 1 stycznia 2027 r.:
1. Małe transakcje „wykluczonych cyfrowo” (limit miesięczny): Obowiązek nie dotyczy podmiotów, u których łączna wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku), udokumentowana fakturami poza KSeF (elektronicznymi lub papierowymi), wystawionymi w danym miesiącu, jest mniejsza lub równa 10 000 zł.
◦ Jeśli ten limit zostanie przekroczony, obowiązek wystawienia w KSeF wystąpi począwszy od faktury, którą limit został przekroczony.
2. Faktury z kas rejestrujących: Do końca 2026 r. wyłączone są faktury wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone.
IV. Wyłączenia ze względu na Sytuację Nadzwyczajną
Wyjątkową sytuacją jest awaria całkowita KSeF, która zwalnia z obowiązku stosowania systemu:
• Faktury wystawiane podczas awarii całkowitej KSeF (ogłoszonej w środkach społecznego przekazu) są wystawiane poza systemem (w postaci papierowej lub elektronicznej, bez obowiązku stosowania wzoru ustrukturyzowanego) i nie mają obowiązku późniejszego dosłania do KSeF. Faktury te nie są opatrywane kodami QR.
