Struktura ta, choć musi zawierać wszystkie obowiązkowe elementy wynikające z Ustawy o VAT, została również wyposażona w szereg pól i elementów opcjonalnych (dobrowolnych). Elementy te są przeznaczone na dane dodatkowe, biznesowe, które nie są wymagane prawnie, ale są często umieszczane na fakturach w obrocie gospodarczym.
Ministerstwo Finansów (MF) zachęca do pełnego wykorzystywania możliwości, które daje wzór e-Faktury, w tym elementów dobrowolnych. Należy jednak pamiętać, że fakultatywność osiągana jest na poziomie węzła lub sekwencji, a w przypadku ich wypełniania, pola obowiązkowe w ramach danego węzła muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.
Poniżej przedstawiono kluczowe pola i elementy schemy FA(3), które są fakultatywne:
1. Elementy na poziomie nagłówka i ogólnych danych stron
- Dane dodatkowe stron transakcji: Wzór e-Faktury zawiera szereg informacji dodatkowych, które przedsiębiorcy zwykle zamieszczają na fakturach, np. dane kontaktowe stron transakcji. Wskazywanie takich elementów na fakturze nie jest obowiązkowe.
- Węzeł Podmiot3: Sekcja ta jest fakultatywna i służy do ujęcia danych podmiotów trzecich (maksymalnie stu), które występują w transakcji. Element ten może zawierać:
- Dane faktora (wraz z danymi identyfikacyjnymi, adresem, danymi kontaktowymi i numerem rachunku bankowego faktora).
- Dane dodatkowego nabywcy (w tym jego NIP i adres), gdy faktura wystawiana jest na więcej niż jednego nabywcę.
- Dane zakładu (oddziału) lub wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika (w polu IDWew). W przypadku, gdy nabywcą jest podatnik (np. spółka), a wydatek dotyczy konkretnego pracownika (np. prezesa zarządu), dane tego pracownika i jego IDWew mogą zostać wskazane w części Podmiot3.
- Dane płatnika.
- Dane pracownika (o roli „11”), w tym jego identyfikator wewnętrzny IDWew (w celu identyfikacji wydatków pracowniczych), choć jest to rozwiązanie dobrowolne.
- Inne podmioty, dla których można wskazać Rolę Inna i opisać tę rolę (maksymalnie 10 000 razy w fakturze).
2. Elementy na poziomie pozycji faktury i opisu transakcji
- Dodatkowe dane o przedmiocie sprzedaży: W strukturze FA(3) przewidziano pola fakultatywne na poziomie wiersza faktury, w których można zawrzeć dodatkowe dane dotyczące towaru lub usługi, dla których ustawa o VAT nie przewiduje innych pól. Należą do nich:
- ◦ Indeks – wewnętrzny kod towaru/usługi lub dodatkowy opis (maks. 50 znaków).
- ◦ GTIN – Globalny numer jednostki handlowej (maks. 20 znaków).
- ◦ PKWiU – symbol Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług.
- ◦ CN – symbol Nomenklatury Scalonej.
- ◦ PKOB – symbol Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych.
- DodatkowyOpis: To pole rezerwowe, przeznaczone dla wykazywania dodatkowych informacji na fakturze (maksymalnie 10 000 razy w fakturze), w tym wymaganych przepisami prawa, dla których nie przewidziano innych pól/elementów. Może być używane w odniesieniu do konkretnego wiersza faktury lub całej faktury (gdy pole NrWiersza jest niewypełnione).
3. Elementy związane z rozliczeniem i płatnością
- Element Rozliczenie: Jest to element fakultatywny, który umożliwia prezentację w sposób przejrzysty danych dotyczących dodatkowych obciążeń lub pomniejszeń, które w rozumieniu ustawy o VAT nie stanowią wynagrodzenia za dostawę towarów lub wykonaną usługę (np. należności o charakterze odszkodowawczym).
- Sekcja Platnosc: Może zawierać informacje o formie i terminie płatności.
- Kurs Umowny i Waluta Umowna: Pola te są fakultatywne i dotyczą sytuacji, gdy faktura wystawiona jest w złotówkach lub jako tzw. faktura dwuwalutowa, a strony transakcji chcą zawrzeć informację o kursie waluty w oparciu, o który dokonano umownego przeliczenia. Jest to sytuacja inna niż przeliczenie podatku na PLN w fakturach walutowych.
4. Załącznik
- Element Zalacznik: Jest to element fakultatywny, który od 1 lutego 2026 r. stanowi integralną, ustrukturyzowaną część faktury (pliku XML).
- Cel: Został wprowadzony z myślą o branżach, gdzie faktury mają złożone dane co do jednostek miary, ilości (liczby) dostarczanych towarów/usług lub cen jednostkowych netto (np. media, telekomunikacja, paliwa).
- Warunek korzystania: Korzystanie z tej funkcjonalności jest dobrowolne, ale wymaga złożenia odpowiedniego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym.
- Ograniczenia: W załączniku nie można zamieszczać informacji marketingowych ani innych dokumentów w formie nieustrukturyzowanej (np. PDF, Word, list przewozowy, protokół odbioru).
