Obowiązkowe pola schemy faktury ustrukturyzowanej (e-faktury), obecnie w wersji FA(3), wynikają zarówno z prawnych wymogów Ustawy o VAT (Art. 106e), jak i z technicznych reguł walidacji narzuconych przez Krajowy System e-Faktur (KSeF).
Jeżeli plik XML przesłany do KSeF nie jest zgodny z obowiązującym wzorem struktury logicznej lub nie wszystkie wymagane przez nią pola zostały wypełnione, faktura zostanie odrzucona przez system.
Kluczowe pola, które muszą być wypełnione, aby faktura została przyjęta do KSeF, to:
1. Elementy obowiązkowe wynikające z Ustawy o VAT
Struktura logiczna e-Faktury FA(3) musi zawierać wszystkie obowiązkowe elementy, których występowanie reguluje Art. 106e ustawy o VAT. Należą do nich m.in.:
- Dane stron transakcji: Dane identyfikacyjne sprzedawcy (Podmiot1) i nabywcy (Podmiot2), w tym ich adresy.
- Kwoty i pozycje: W fakturze należy zawrzeć dane kwotowe, pozycje faktury oraz stawkę podatku. Zakres ten obejmuje:
- Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi (np. pole P_7 w części FaWiersz).
- Kwoty netto, stawki podatku oraz kwoty podatku, z podziałem na poszczególne stawki.
- Kwota należności ogółem (pole P_15).
- Kolejny numer faktury nadany przez podatnika (pole P_2).
2. Bezwzględnie obowiązkowe pola techniczne
Istnieją dwa pola, które są krytyczne dla przyjęcia pliku do systemu:
- NIP sprzedawcy (Podmiot1): NIP sprzedawcy jest obowiązkowy. Bez NIP sprzedawcy faktura nie zostanie przyjęta w systemie.
- Data wystawienia (P_1): Pole P_1 (data wystawienia faktury) jest polem obowiązkowym, które musi zostać wypełnione, aby faktura mogła być przyjęta przez KSeF.
3. Pola obowiązkowe w ramach węzłów fakultatywnych
Należy zwrócić szczególną uwagę na pola, które stają się obowiązkowe, jeśli przedsiębiorca zdecyduje się wypełnić sekcje, które co do zasady są dobrowolne:
- Zasada: Struktura logiczna e-Faktury zawiera elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne (tzw. dodatkowe elementy faktury).
- Wyjątek: W strukturze istnieją pola, które stają się obowiązkowe w momencie wypełniania węzłów lub sekwencji o charakterze fakultatywnym, w których pola te są zawarte.
- Konsekwencja: W przypadku wypełniania węzłów dobrowolnych (np. Rozliczenie, Platnosc, WarunkiTransakcji, Stopka lub Zalacznik), pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.
Na przykład, jeśli podatnik zdecyduje się wypełnić węzeł fakultatywny Zalacznik (Załącznik do faktury), który służy do zawarcia złożonych danych co do ilości, miary i ceny jednostkowej, w ramach tego węzła pojawią się pola, które muszą być wypełnione, aby załącznik był prawidłowy i by faktura z załącznikiem została przyjęta.
