Załącznik ustrukturyzowany do e-faktury w KSeF (element Zalacznik w strukturze FA(3), dostępny od 1 lutego 2026 r.) ma bardzo ściśle określony zakres danych, które mogą być w nim zawarte.
Załącznik musi stanowić integralną, ustrukturyzowaną część faktury (pliku XML) i jest udostępniony w celu obsługi czynności o złożonej liczbie danych w zakresie ilości, miary oraz ceny jednostkowej.
Rodzaje danych, które mogą (i nie mogą) być dodawane do e-faktury za pomocą elementu Zalacznik:
1. Dopuszczone rodzaje danych (Dane ustrukturyzowane)
Załącznik może zawierać wyłącznie dane określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT (elementy obligatoryjne faktury) lub dane ściśle z nimi powiązane.
Funkcjonalność ta została wprowadzona z myślą o branżach, w których wystawiane są faktury o skomplikowanej specyfikacji danych, w szczególności:
- Dostawcy mediów (np. energia, gaz).
- Podmioty świadczące usługi telekomunikacyjne.
- Dostawcy paliw.
Przykłady danych ściśle powiązanych, które mogą się znaleźć w załączniku to:
- Szczegóły dotyczące zużycia mediów w rozbiciu na poszczególne punkty poboru.
- Dane takie jak numer licznika, data odczytu, stan licznika poprzedni, stan licznika obecny, adres punktu poboru czy numer punktu poboru.
- Inne dane szczegółowe, gdzie występuje złożony zakres danych co do ilości, miary i ceny jednostkowej.
2. Rodzaje dokumentów i danych niedopuszczone w załączniku
Załącznik nie służy do przesyłania dokumentów w formie nieustrukturyzowanej ani informacji o charakterze handlowym, marketingowym czy czysto biznesowym.
W KSeF nie będą przesyłane ani przyjmowane jako załączniki następujące rodzaje dokumentów/informacji:
• Pakiety plików (Nieustrukturyzowane załączniki): Załączniki w postaci osobnych plików (np. w formatach PDF, Word, czy jpg).
• Dokumenty handlowe/administracyjne:
- Zamówienia.
- Umowy i aneksy do umów.
- Protokoły odbioru.
- Listy przewozowe lub inne dokumenty transportowe.
• Materiały biznesowe:
- Cenniki i warunki gwarancji.
- Instrukcje obsługi.
- Informacje marketingowe.
Dokumenty te (np. protokoły odbioru czy listy przewozowe) nadal trzeba wysyłać poza systemem KSeF, np. mailowo lub w inny uzgodniony sposób.
