E-faktura (czyli faktura ustrukturyzowana) istnieje prawnie i nabiera pełnej mocy w obrocie dopiero po nadaniu jej unikalnego numeru identyfikującego w KSeF.
Oto szczegółowe uzasadnienie, dlaczego numer KSeF jest warunkiem sine qua non prawnego istnienia faktury ustrukturyzowanej:
1. Definicja prawna faktury ustrukturyzowanej
Zgodnie z ustawową definicją, faktura ustrukturyzowana (zwana e-fakturą w kontekście KSeF) to faktura „wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”.
Oznacza to, że sam plik XML, nawet jeśli jest zgodny ze strukturą logiczną FA(3), staje się pełnoprawną fakturą ustrukturyzowaną dopiero po jej przetworzeniu w systemie i nadaniu unikalnego numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.
2. Status prawny w obiegu KSeF
Numer KSeF jest formalnym potwierdzeniem skutecznego przyjęcia i wystawienia dokumentu w systemie.
- Wystawienie a numer KSeF: W trybie ONLINE, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (pod warunkiem, że data w polu P_1 jest zgodna z datą przesłania pliku XML). Jednakże, aby ten proces został zakończony sukcesem, po weryfikacji i przetworzeniu dokumentu w systemie, fakturze musi zostać nadany automatycznie unikalny numer identyfikujący.
- Otrzymanie faktury: Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. W przypadku nabywcy krajowego (podatnika z NIP), data przyjęcia = data nadania numeru KSeF = data otrzymania e-Faktury przez nabywcę.
3. Tryby szczególne (Offline)
Nawet w przypadku, gdy faktura jest wystawiana poza systemem (w trybach OFFLINE, np. offline24 lub w czasie niedostępności KSeF), cofa się do niej moc prawna wraz z nadaniem numeru KSeF:
- Tymczasowe istnienie bez numeru: Faktury wystawione w trybie offline są uznawane za faktury ustrukturyzowane, ale charakteryzują się tym, że dosłanie ich do KSeF następuje później.
- Moment otrzymania w trybie Offline: Jeśli nabywcą jest podatnik krajowy z NIP, datą otrzymania faktury wystawionej w trybie offline (offline 24 / offline spowodowany zaplanowaną niedostępnością) jest nadal data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.
- Potwierdzenie transakcji: W przypadku faktury wystawionej w trybie ONLINE lub OFFLINE(offline 24 / offline spowodowany zaplanowaną niedostępnością), której nie został jeszcze nadany numer KSeF, sprzedawca może wydać nabywcy potwierdzenie transakcji. Potwierdzenie to nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, lecz tymczasowym dokumentem. To potwierdzenie zabezpiecza interes nabywcy w sytuacjach, gdy faktura nie posiada jeszcze numeru KSeF.
Podsumowując, faktura ustrukturyzowana jest tożsama z plikiem XML, który otrzymał unikalny numer KSeF. To nadanie numeru przekształca zbiór danych w prawnie wiążący dokument, będący podstawą do rozliczeń VAT. Dokument, który nie posiada numeru KSeF (i nie jest objęty bezwzględnym wyłączeniem, np. faktura wystawiona w czasie awarii całkowitej KSeF, której nie trzeba dosłać), nie wszedł do obiegu prawnego KSeF.) oraz w płatnościach pomiędzy podatnikami VAT czynnymi.
