Streszczenie
Ulga na działalność badawczo-rozwojową pozwala na uzyskanie prawa do dodatkowego pomniejszenia podstawy opodatkowania CIT lub PIT o kwotę wydatków kwalifikowanych poniesionych na badania naukowe lub prace rozwojowe. Katalog kosztów umożliwiających dokonanie odliczenia wyszczególniony został w ustawach o podatkach dochodowych. Zgodnie z podejściem organów podatkowych kluczowe w tym kontekście jest, aby dany wydatek przyczyniał się tworzenia nowych, zmienionych lub usprawnionych produktów, procesów lub usług.
📄 Podstawa prawna
Ulga na działalność badawczo-rozwojową (B+R) występuje zarówno w podatku dochodowym od osób prawnych jak i podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 18d ustawy o CIT (oraz analogicznie art. 26e ustawy o PIT), ulga B+R oferuje możliwość dodatkowego obniżenia podstawy opodatkowania podatku dochodowego o określone wydatki związane z działaniami innowacyjnymi, tzw. koszty kwalifikowane.
🔎 Kto może skorzystać ze zwolnienia
Preferencja obejmuje podatników:
- CIT, uzyskujących przychody inne niż z zysków kapitałowych,
- PIT, opodatkowanych wg. skali podatkowej lub podatkiem liniowym,
prowadzących działalność badawczo-rozwojową (badania naukowe lub prace rozwojowe) w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystywania ich do tworzenia nowych zastosowań.
💸 Wydatki podlegające odliczeniu – koszty kwalifikowane
Środki wydatkowane na działalność B+R, to tzw. koszty kwalifikowane, których katalog ustawodawca sprecyzował na przestrzeni art. 18d ust. 2 ustawy o CIT oraz analogicznie art. 26e ust.2 ustawy o PIT. Należą do nich m.in.:
- wynagrodzenia z tytułu umów o pracę, zlecenia lub o dzieło w części związanej z działalnością B+R oraz związane z nimi składki na ubezpieczenia społeczne,
- wydatki na nabycie specjalistycznego sprzętu, materiałów i surowców, bezpośrednio związanych z działalnością B+R,
- wydatki na odpłatne korzystanie/nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej od podmiotu niepowiązanego, na potrzeby działalności B+R,
- koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego,
Istotnym jest, że aby powyższe koszty mogły podlegać odliczeniu, nie mogą zostać podatnikowi zwrócone w jakiejkolwiek formie.
🧮 Ile można odliczyć
Mikro, mały lub średni przedsiębiorca, posiadający status centrum badawczo-rozwojowego może odliczyć 200% kwoty kosztów kwalifikowanych.
Duży przedsiębiorca, posiadający status centrum badawczo-rozwojowego może odliczyć:
- 100% kosztów uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, oraz
- 200% pozostałych kosztów kwalifikowanych.
Pozostali podatnicy mogą odliczyć:
- 200% kosztów wynagrodzeń pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia i umowy o dzieło oraz składek od tych wynagrodzeń
- 100% pozostałych kosztów kwalifikowanych.
Zaznaczenia wymaga, iż wysokość odliczenia nie może przekroczyć kwoty uzyskanego w danym roku podatkowym dochodu z prowadzonej działalności gospodarczej. W takiej sytuacji odliczenia w ramach ulgi B+R dokonać można przez kolejnych 6 lat podatkowych.
🗒️✒️ Obowiązki dokumentacyjne
Podatnik chcący skorzystać z rozpatrywanej preferencji powinien posiadać stosowne faktury lub inne dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów kwalifikowanych. Co więcej, koszty działalności B+R wyodrębnione muszą zostać w prowadzonej ewidencji rachunkowej.
👥 Jak skorzystać ze zwolnienia
Sumę odliczeń wskazać należy przy składaniu deklaracji rocznej. Ponadto kwotę odliczenia wpisuje się również w załączniku (w podatku CIT, właściwym załącznik to CIT/BR, zaś w podatku PIT – PIT/BR).
💻 Uwagi praktyczne na podstawie interpretacji podatkowych i wyroków sądów administracyjnych
Wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) sfinansowane przez pracodawcę jako dodatkowy element wynagrodzenia pracowników oddelegowanych do realizacji działalności B+R stanowią koszty kwalifikowane, które można dodatkowo odliczyć od podstawy opodatkowania. W interpretacji z dnia 7 stycznia 2025 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.720.2024.1.MBD, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że aby móc skorzystać z preferencji podatnik dla celów dowodowych musi prowadzić odpowiednią ewidencję czasu pracy pracownika poświęconego na działalność B+R.
Wynagrodzenie pracownika zaangażowanego w działania B+R stanowi wydatek kwalifikowany w kontekście omawianej ulgi, nawet w okresie urlopu lub choroby. W interpretacji ogólnej z dnia 13 lutego 2024 r., nr DD8.8203.1.2021, Minister Finansów potwierdził, że wynagrodzenia pracowników oraz sfinansowane przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne, wypłacone za czas z tytułu usprawiedliwionej nieobecności pracownika (urlop, choroba), podlegają odliczeniu, w takiej części, w jakiej do ich poniesienia, pracodawca jest zobowiązany na podstawie odrębnych przepisów oraz przy zachowaniu wszystkich pozostałych wymogów nakładanych na podatnika.
Etapy projektu badawczo-rozwojowego związane z próbną produkcją (w tym także sprzedaż produktu testowego) nie mieszczą się w ramach działalności B+R. W wyroku z dnia 2 grudnia 2025 r., sygn. II FSK 265/23, Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że próbna produkcja podejmowana przez spółkę nie wymaga zastosowania nowych technik i nowych maszyn, a jej podstawowym celem nie jest dalsze udoskonalanie wyrobów, lecz uruchomienie produkcji.
Wydatki na działania reklamowe (np. tworzenie grafik, aktywność w social mediach, pozyskiwanie recenzentów produktów) nie stanowią prac badawczo-rozwojowych. W interpretacji z dnia 3 marca 2025 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.2.2025.2.PC, Organ podatkowy wskazał, że marketing pomimo twórczego charakteru, nie ma na celu zwiększania zasobów wiedzy lub wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań tj. tworzenia nowych, zmienionych lub usprawnionych produktów, procesów lub usług. W związku z powyższym koszty na działania reklamowe nie stanowią wydatków kwalifikowanych dających możliwość dodatkowego pomniejszenia podstawy opodatkowania.
📝 Podsumowanie
Aby móc rozliczyć ulgę na działalność badawczo-rozwojową, należy prowadzić działalność badawczo-rozwojową oraz ponieść wydatki podlegające dodatkowemu odliczeniu od podstawy opodatkowania. Głównym kryterium jakie biorą pod uwagę organy podatkowe i sądy administracyjne przy weryfikacji możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów kwalifikowanych jest to, czy podstawowym celem ich poniesienia było dążenie do tworzenia nowych, zmienionych lub usprawnionych produktów, procesów lub usług. Istotnym jest też by podatnik wywiązał się z ciążących na nim obowiązków dokumentacyjnych.
