Kod weryfikacyjny (QR kod lub link) stosowany jest w trybie offline w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) przede wszystkim w celu zapewnienia dostępu do faktury i potwierdzenia tożsamości jej wystawcy, w sytuacji, gdy faktura ta jest przekazywana nabywcy poza systemem, zanim zostanie do niego przesłana i otrzyma numer KSeF
Stosowanie kodów weryfikujących w trybie offline jest obowiązkowe w następujących przypadkach:
1. Tryby OFFLINE wymagające kodów QR
Tryb OFFLINE z prawnego i biznesowego punktu widzenia obejmuje trzy procedury szczególne,,,:
- Tryb offline24 (art. 106nda ustawy): Stosowany jest np. w przypadku problemów z dostępem do Internetu lub w celu zapewnienia ciągłości wystawiania faktur, z obowiązkiem dosłania faktury do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia (uwaga: celem udokumentowania transakcji w trybie offline 24 dokument jaki wydajemy nabywcy posługującemu się polskim NIP to potwierdzenie transakcji, w tym przypadku sama faktura i tak jest odbierana w KSeF po dacie przydzielenia KSeF ID).
- Tryb offline – niedostępność KSeF (art. 106nh ustawy): Stosowany w czasie ogłoszonych i planowanej niedostępności, np. prac serwisowych KSeF, z obowiązkiem dosłania faktury nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności (uwaga: celem udokumentowania transakcji w trybie offline 24 dokument jaki wydajemy nabywcy posługującemu się polskim NIP to potwierdzenie transakcji, w tym przypadku sama faktura i tak jest odbierana w KSeF po dacie przydzielenia KSeF ID).
- Tryb awaryjny (art. 106nf ustawy): Stosowany w przypadku ogłoszonej, nieplanowanej awarii KSeF (w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym), z obowiązkiem przesłania faktury w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
2. Kiedy stosuje się DWA kody QR (przed nadaniem numeru KSeF)
Wizualizacja (np. wydruk lub plik PDF) faktury wystawionej w którymkolwiek z wyżej wymienionych trybów OFFLINE, udostępniana nabywcy poza KSeF (tj. przed przesłaniem faktury do KSeF), musi być opatrzona dwoma kodami QR/linkami,
KOD I
„OFFLINE”,
Zapewnienie dostępu do faktury w KSeF oraz weryfikacja danych zawartych na fakturze,,.
KOD II
„CERTYFIKAT”,
Potwierdzenie tożsamości wystawcy faktury, co zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.
Uwaga: Do wygenerowania drugiego kodu QR (KOD II – „CERTYFIKAT”) niezbędne jest posiadanie wcześniej pobranego certyfikatu KSeF (typu 2)
3. Okoliczności wymagające udostępnienia faktury poza KSeF
Obowiązek opatrzenia faktury (w trybie offline lub online) kodami i przekazania jej nabywcy w uzgodniony sposób (poza KSeF) występuje, gdy nabywcą jest jeden z podmiotów wymienionych w art. 106gb ust. 4 ustawy:
- Podmiot zagraniczny (bez siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju).
- Konsument (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej).
- Podmiot, który nie posługuje się numerem NIP,,.
- Podatnik z innego kraju UE korzystający ze zwolnienia w ramach procedury SME.
W przypadku faktury wystawionej w trybie offline na rzecz tych nabywców, przekazywanej poza KSeF, zanim faktura trafiła do systemu, wymagane są dwa kody QR
4. Kiedy po trybie OFFLINE występuje tylko JEDEN kod QR
Jeśli faktura wystawiona w trybie offline (tj. offline24, offline-niedostępność lub awaryjny) zostanie przesłana do KSeF i otrzyma numer KSeF, a następnie jest udostępniana nabywcy lub używana poza systemem, wystarczy już tylko jeden kod QR
- Ten pojedynczy kod zawiera oznaczenie w postaci numeru KSeF faktury.
- Jego funkcją jest zapewnienie dostępu do faktury i weryfikacja jej danych (KOD I). Drugi kod („CERTYFIKAT”) staje się zbędny, ponieważ przyjęcie faktury przez system i nadanie numeru KSeF jest ostatecznym potwierdzeniem jej autentyczności.
