Kody weryfikacyjne KSeF (znane jako kody QR) są stosowane w Krajowym Systemie e-Faktur w celu Kod QR, generowany w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), jest kluczowym narzędziem weryfikacyjnym i umożliwiającym dostęp do faktur ustrukturyzowanych, zwłaszcza gdy są one przekazywane nabywcy poza systemem.
Oto szczegółowe wyjaśnienie, jak działa kod QR wygenerowany przez KSeF, zgodnie z dostępnymi źródłami:
1. Cel i charakterystyka kodu QR
Kod QR (Quick Response) to graficzna postać linku prowadzącego do faktury znajdującej się w KSeF. Jest to unikalny ciąg znaków w formie dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego, zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015.
Głównym zadaniem kodu weryfikującego jest:
- Zapewnienie dostępu do faktury w KSeF.
- Umożliwienie weryfikacji danych zawartych na fakturze, gdy posługujemy się nią poza KSeF.
Generowanie kodów odbywa się lokalnie na poziomie danego narzędzia do wystawiania faktur, w oparciu o dane zawarte w wystawionej fakturze. Sposób utworzenia kodu jest szczegółowo określony w dokumentacji technicznej API KSeF 2.0.
2. Elementy składowe kodu weryfikującego
Niezależnie od trybu fakturowania (online czy offline), kod weryfikujący (KOD I, służący do weryfikacji danych) składa się z tych samych elementów:
- Adresu zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazanego w specyfikacji tego oprogramowania.
- Daty wystawienia faktury wskazanej przez podatnika (w przypadku struktury FA(3) jest to data z pola P_1).
- Identyfikatora podatkowego NIP sprzedawcy.
- Wyróżnika faktury – unikalnego ciągu znaków obliczonego na podstawie skrótu kryptograficznego faktury (pliku XML).
3. Rodzaje kodów QR i sytuacje, w których się pojawiają
Rodzaj kodu QR (lub kodów) umieszczonego na wizualizacji (np. wydruku lub pliku PDF) faktury zależy od trybu, w jakim została wystawiona, oraz od jej statusu w systemie:
ONLINE (lub offline, która już otrzymała numer KSeF)
Kody QR na wizualizacji: Jeden kod QR (KOD I)
Oznaczenie/Napis: Numer KSeF faktury
Cel: Dostęp do faktury i weryfikacja jej danych.
OFFLINE (przed przesłaniem do KSeF)
Kody QR na wizualizacji: Dwa kody QR (KOD I i KOD II)
Oznaczenie/Napis: KOD I: „OFFLINE”; KOD II: „CERTYFIKAT”
Cel: KOD I: Dostęp do faktury i weryfikacja danych. KOD II: Potwierdzenie tożsamości wystawcy.
W przypadku faktur wystawionych w trybach szczególnych offline (takich jak offline24, offline z powodu niedostępności KSeF lub w trybie awaryjnym), które są udostępniane nabywcy poza KSeF przed ich dosłaniem do systemu, muszą być opatrzone dwoma kodami QR. Drugi kod (KOD II, z napisem „CERTYFIKAT”) służy do weryfikacji tożsamości wystawcy faktury i do jego wygenerowania niezbędne jest posiadanie wcześniej pobranego certyfikatu KSeF (typu 2).
Jeśli faktura wystawiona w trybie offline została już przesłana do KSeF i otrzymała numer KSeF, wówczas na jej wizualizacji używanej poza systemem wystarczy jeden kod QR z napisem zawierającym numer KSeF faktury (KOD I).
4. Mechanizm dostępu dwuetapowego
Kod QR umożliwia nabywcy dwuetapowy dostęp do faktury w KSeF bez konieczności uwierzytelniania się w systemie.
1. Krok 1: Szybka weryfikacja. Po zeskanowaniu kodu QR (lub kliknięciu w link) następuje odczyt zawartych w nim informacji i wyświetlenie podstawowych danych identyfikujących fakturę, a także informacja, czy dokument rzeczywiście znajduje się w KSeF.
2. Krok 2: Pobranie faktury. W przypadku pozytywnej weryfikacji, aby pobrać całą fakturę, użytkownik musi wprowadzić dodatkowe dane dostępowe (dane te wynikają z rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF). Wymagane dane dostępowe to:
◦ Numer faktury nadany przez podatnika (wartość z pola P_2).
◦ Identyfikator podatkowy nabywcy (lub informacja o jego braku).
◦ Kwota należności ogółem z faktury (wartość z pola P_15).
Jeśli dane dostępowe zostaną poprawnie wprowadzone, możliwe jest pobranie całej faktury z KSeF. W przypadku kilkukrotnego podania błędnych danych dostępowych nastąpi czasowa blokada możliwości pobrania faktury.
5. Weryfikacja tożsamości wystawcy (KOD II – CERTYFIKAT)
W przypadku faktur wystawionych w trybie OFFLINE (jeszcze nieprzesłanych do KSeF) drugi kod QR (z napisem „CERTYFIKAT”) umożliwia weryfikację tożsamości wystawcy. Po zeskanowaniu tego kodu, system jest w stanie zweryfikować certyfikat wystawcy, sprawdzając, czy certyfikat KSeF istnieje, jest aktywny, a jego właściciel ma uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu podatnika.
Podsumowanie działania kodu QR: Kod QR daje anonimowy, dwuetapowy dostęp do faktury w systemie (najpierw weryfikacja, potem pobranie) oraz, w trybach offline, służy jako środek potwierdzający autentyczność dokumentu i tożsamość wystawcy, porównywalny do cyfrowego podpisu kurierskiego potwierdzającego odbiór przesyłki, ale w tym przypadku potwierdzającego istnienie i integralność faktury w systemie.
