Tak, kod weryfikacyjny (QR kod lub link) jest kluczowym narzędziem zaprojektowanym przede wszystkim do wykorzystania przez nabywcę (lub inną osobę, która otrzymała fakturę poza Krajowym Systemem e-Faktur – KSeF).
Głównym celem kodu weryfikacyjnego jest umożliwienie dostępu do faktury ustrukturyzowanej w KSeF oraz weryfikacja danych zawartych na fakturze, zwłaszcza gdy dokument jest udostępniany nabywcy poza systemem.
Mechanizm dostępu dwuetapowego
Kod QR umożliwia nabywcy dostęp dwuetapowy do faktury w KSeF, który może być zrealizowany bez konieczności uwierzytelniania się w systemie.
1. Szybka weryfikacja (Krok 1)
- ◦ Po zeskanowaniu kodu QR lub kliknięciu w link następuje odczyt zawartych w nim informacji.
- ◦ Wyświetlane są podstawowe dane identyfikujące fakturę.
- ◦ Użytkownik otrzymuje informację, czy dokument faktycznie znajduje się w KSeF (czyli szybką i uproszczoną weryfikację zgodności faktury z jej oryginalnymi danymi).
2. Pobranie faktury (Krok 2)
- ◦ W przypadku pomyślnej weryfikacji w pierwszym kroku, nabywca jest proszony o wprowadzenie dodatkowych danych dostępowych.
- ◦ Po wprowadzeniu prawidłowych danych dostępowych (wynikających z rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF) możliwe jest pobranie całej faktury z KSeF.
- ◦ Wymagane dane dostępowe to: numer faktury nadany przez podatnika (pole P_2), identyfikator podatkowy nabywcy lub informacja o jego braku, oraz kwota należności ogółem z faktury (pole P_15).
W przypadku kilkukrotnego podania błędnych danych dostępowych, system czasowo zablokuje możliwość pobrania danej faktury.
Wykorzystanie kodu w sytuacjach szczególnych
Kody weryfikacyjne są konieczne w sytuacjach, gdy sprzedawca ma obowiązek udostępnić fakturę poza KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą. Dotyczy to m.in.:
- Konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej).
- Podmiotów zagranicznych (bez siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce).
- Podmiotów, które nie posługują się numerem NIP.
Jeśli nabywca (np. konsument) uzgodnił otrzymanie faktury przy użyciu KSeF, sprzedawca jest obowiązany zapewnić mu dostęp do niej poprzez podanie kodu weryfikującego oraz danych identyfikujących fakturę, co umożliwia pobranie dokumentu bez uwierzytelnienia.
Dodatkowo, kod weryfikacyjny może być wykorzystany przez nabywcę do:
- Weryfikacji tożsamości wystawcy (KOD II): Gdy faktura jest wystawiana w trybie offline (np. offline24 lub awaryjnym) i udostępniana nabywcy poza KSeF, na wizualizacji znajdują się dwa kody QR. Drugi kod, z napisem „CERTYFIKAT” (KOD II), służy nabywcy do potwierdzenia tożsamości wystawcy i zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury.
- Dostępu do Potwierdzenia Transakcji: Kod QR jest umieszczony także na dobrowolnym dokumencie „Potwierdzenie transakcji”, które sprzedawca może wydać nabywcy, zanim faktura otrzyma numer KSeF, co zabezpiecza interes nabywcy. Dzięki temu nabywca, nawet czekając przy kasie, może uzyskać dostęp i zweryfikować dane faktury.
