Kody weryfikacyjne KSeF (znane jako kody QR) są stosowane w Krajowym Systemie e-Faktur w celu weryfikacji autentyczności faktur ustrukturyzowanych oraz zapewnienia do nich dostępu w sytuacjach, gdy dokument jest udostępniany lub używany poza systemem.
Główne cele stosowania kodów weryfikacyjnych:
1. Zapewnienie dostępu i weryfikacji danych (Dostęp Dwuetapowy)
Główna rola kodu QR (KOD I) polega na umożliwieniu nabywcy, który otrzymał wizualizację faktury (np. w postaci PDF lub wydruku), weryfikacji, że dokument ten faktycznie istnieje w KSeF.
- Dostęp do faktury w KSeF: Kod weryfikujący (QR kod lub link) umożliwia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych w niej zawartych.
- Weryfikacja istnienia dokumentu: Po zeskanowaniu kodu QR wyświetlane są podstawowe dane identyfikujące fakturę oraz informacja, czy dokument znajduje się w KSeF.
- Anonimowe pobranie: Kody QR ułatwiają tzw. dostęp dwuetapowy. Umożliwiają one pobranie całej faktury z KSeF bez konieczności uwierzytelnienia się w systemie, po wprowadzeniu dodatkowych danych dostępowych (np. numer faktury nadany przez podatnika, NIP nabywcy, kwota należności ogółem).
- Zapewnienie dostępu konsumentom/podmiotom bez NIP: W przypadku gdy faktura jest wystawiana na rzecz konsumenta lub nabywcy, który nie posługuje się numerem NIP, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do faktury poprzez podanie kodu weryfikującego oraz danych identyfikujących fakturę w systemie. Jest to szczególnie istotne dla podmiotów, którym fakturę należy udostępnić w sposób uzgodniony (np. podmiotom zagranicznym lub konsumentom).
2. Potwierdzenie tożsamości wystawcy w trybach OFFLINE
W przypadku wystawiania faktur w trybach szczególnych (np. offline24, offline z powodu niedostępności KSeF, tryb awaryjny), które są udostępniane nabywcy poza KSeF przed dosłaniem do systemu, wymagane jest umieszczenie dwóch kodów QR:
- KOD I („OFFLINE”): Służy do weryfikacji danych faktury i dostępu do niej.
- KOD II („CERTYFIKAT”): Ma na celu potwierdzenie tożsamości wystawcy. Pozwala on nabywcy sprawdzić, czy certyfikat jest aktywny oraz czy właściciel certyfikatu posiada uprawnienia do wystawienia faktury w imieniu podatnika. Występuje on dlatego, że faktura nie ma jeszcze nadanego numeru KSeF. Do wygenerowania tego kodu jest niezbędne posiadanie certyfikatu KSeF typu 2.
3. Zabezpieczenie Potwierdzenia Transakcji
Kody QR są również wykorzystywane na „Potwierdzeniu transakcji” (dokumencie dobrowolnym, przydatnym np. na stacjach benzynowych). Zabezpieczają one interes nabywcy w sytuacjach, gdy faktura wystawiona w trybie ONLINE lub OFFLINE nie posiada jeszcze numeru KSeF. Kody te umożliwiają dostęp do faktury i weryfikację jej danych po nadaniu numeru KSeF.
Sam PDF (wizualizacja) nie jest prawnie fakturą, kod QR gwarantuje kontrahentowi, że cyfrowy oryginał dokumentu został zarejestrowany w Krajowym Systemie e-Faktur i umożliwia mu natychmiastowy, weryfikowalny dostęp do prawnie wiążących danych, nawet bez posiadania pełnego dostępu do systemu.
