Kryteria wyłączenia wydatku z kosztów uzyskania przychodów

Streszczenie

Wydatek nie może stanowić kosztu zyskania przychodów, jeżeli: nie został poniesiony przez podatnika, nie jest definitywny, nie ma związku z działalnością, nie pozostaje w związku przyczynowym z przychodami, nie został właściwie udokumentowany lub znajduje się w grupie wydatków z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT / art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

📄 Podstawa prawna  

Rozpocznijmy od wskazania czym jest koszt uzyskania przychodów (KUP). Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), koszt podatkowy to wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, za wyjątkiem tych wydatków, które wymienione zostały w katalogu wyłączeń (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT i analogicznie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).  

❗ Informacje ogólne  

W związku z powyższymi przepisami oraz praktyką organów podatkowych, wskazać można, że wydatek wyłączony będzie z KUP, jeżeli: 

• nie został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku zmniejszyły się zasoby majątkowe innej osoby niż podatnik, 

• nie jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku została podatnikowi zwrócona w jakiejkolwiek formie, 

• pozostaje bez związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, 

• nie został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, 

• brak jest właściwej dokumentacji, 

• znajduje się w grupie wydatków z katalogu wyłączeń. 

💻 Analiza wyszukanych wyroków i interpretacji 

Interpretacja z dnia 23 kwietnia 2025 r., nr 0115-KDIT3.4011.162.2025.2.JS, dotyczy przedsiębiorcy prowadzącego biuro rachunkowe w którym zatrudnia ok. 4/5 pracowników. Ze względu na siedzący charakter pracy, długotrwałe spędzanie czasu za biurkiem przy komputerze powoduje, zarówno u podatnika jak i jego pracowników, problemy ze zdrowiem (np. bóle pleców, zwyrodnienia kręgosłupa, stany zapalne stawów). Z tego powodu właściciel zdecydował się na zakup sprzętu do ćwiczeń, w tym: taśm gumowych, piłek, części do rowerów, masażera na baterię. Sprzęt ten dostępny jest w biurze. W planach jest także zakup sprzętu do gry w golfa czy biletów na wydarzenia sportowe, kulturalne oraz rozrywkowe. W odniesieniu do tak przedstawionego stanu faktycznego organ podatkowy uznał, że: 

• wydatki pracownicze służące zachowaniu zdrowia, poprawie koncentracji i samopoczucia, rozładowaniu stresów i napięć, czyli służą zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów – mogą zostać zaliczone w poczet kosztów podatkowych,  

• wydatki, których beneficjentem jest sam podatnik – mają charakter osobisty (ponoszone są w celach prywatnych a nie służbowych) i wyłączone są z kosztów uzyskania przychodów. 

Warto przywołać również wyrok NSA z dnia 11 lipca 2024 r., sygn. II FSK 1260/21, w którym Sąd odniósł się do obowiązków dokumentacyjnych spoczywających na podatniku w związku z rozliczaniem wydatków w KUP wskazując, że do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów niezbędne jest nie tylko zaistnienie konkretnego zdarzenia gospodarczego polegającego na zakupie towaru lub usługi u konkretnego sprzedawcy, za konkretną cenę, ale i odpowiednie udokumentowanie tej operacji. 

Organy podatkowe, co do zasady, nie zgadzają się na zaliczenie do KUP wydatków ponoszonych na zakup alkoholu. Przykładem takiego stanowiska jest interpretacja z dnia 18 kwietnia 2024 r., nr  
0114-KDIP2-1.4010.57.2024.4.DK, w której Organ podatkowy wskazał, że spółka ma prawo uwzględnić w kosztach podatkowych wydatki na artykuły spożywcze/usługi cateringowe dla pracowników i kontrahentów, lecz nie może do KUP zaliczyć nabycia napojów alkoholowych na spotkania integracyjne. Wydatki te nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte i zostaną dostosowane do charakteru spotkania nie dają się bezpośrednio powiązać z zakładanym celem integracji mającej na celu związanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy i wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Pozostają zatem bez związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.  

📝 Podsumowanie 

Analiza przepisów ustaw o podatkach dochodowych oraz stanowisk prezentowanych przez organy podatkowe i sądy administracyjne prowadzi do wniosku, że samo poniesienie wydatku przez podatnika nie jest wystarczającą przesłanką do uznania go za koszt uzyskania przychodów. Dla skutecznego ujęcia danego wydatku w rozliczeniu podatkowym konieczne jest łączne spełnienie szeregu warunków wynikających z przepisów prawa podatkowego, w szczególności wykazanie jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wpływu na osiągnięcie, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Ocena wydatku powinna być dokonywana każdorazowo z uwzględnieniem całokształtu okoliczności faktycznych.