Streszczenie
Wydatki na lunch, catering, przekąski lub artykuły spożywcze zapewniane pracownikom podczas spotkań wewnętrznych mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeżeli są racjonalnie związane z działalnością gospodarczą podatnika i służą osiąganiu, zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Kluczowe znaczenie ma cel spotkania – np. omówienie realizacji projektów, wypracowanie nowych rozwiązań, optymalizacja procesów, wymiana informacji między działami czy zapewnienie ciągłości pracy. Organ potwierdza, że takie wydatki nie muszą być traktowane jako reprezentacja, zwłaszcza gdy dotyczą pracowników lub personelu wewnętrznego, a nie budowania wizerunku wobec kontrahentów.
💬 Interpretacje indywidualne i stanowisko organów
- W interpretacji indywidualnej z 8 grudnia 2025 r., 0114-KDIP2-2.4010.496.2025.5.AP organ uznał, że spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na nabycie artykułów spożywczych i usług cateringowych, w tym w związku ze spotkaniami wewnętrznymi personelu. Sprawa dotyczyła spółki z branży animacji komputerowej, która zatrudniała pracowników oraz współpracowała z osobami na podstawie umów B2B i umów cywilnoprawnych. Organ rozpatrywał m.in. wydatki ponoszone na spotkania wewnętrzne personelu bez udziału klienta. Spotkania te miały służyć omówieniu realizacji zleceń, wypracowaniu nowych rozwiązań do zaoferowania klientom oraz optymalizacji procesów technologicznych wewnątrz organizacji. Organ zgodził się ze stanowiskiem podatnika, zgodnie z którym wydatki na artykuły spożywcze i catering mogą mieć związek z przychodami, jeżeli wpływają na sprawność organizacji pracy. Podatnik argumentował, że posiłki i napoje zachęcają personel do osobistego udziału w spotkaniach w siedzibie, umożliwiają prowadzenie dłuższych spotkań bez przerw oraz pozwalają szybciej uzyskać efekt pracy personelu, np. w postaci wymiany doświadczeń, uzgodnień lub nowych pomysłów optymalizacyjnych. Organ potwierdził również, że znaczenie ma odpowiednie udokumentowanie i przyporządkowanie wydatków. Podatnik wskazał, że faktury dokumentujące poszczególne zakupy są ewidencjonowane i przyporządkowywane do konkretnych działań zgodnie z rzeczywistym wykorzystaniem, w tym do spotkań wewnętrznych personelu. Wydatki były finansowane ze środków własnych spółki i nie były jej zwracane.
- W interpretacji indywidualnej z 18 listopada 2024 r., 0114-KDIP2-1.4010.505.2024.2.DK organ uznał, że wydatki ponoszone w związku ze spotkaniami informacyjnymi lub wewnętrznymi z udziałem personelu mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Sprawa dotyczyła spółki informatycznej, która organizowała m.in. spotkania dyrektorów działów z personelem, spotkania zarządu z personelem oraz spotkania projektowe dotyczące statusu prac, problemów technicznych, strategii działania i podsumowania dotychczasowych prac. Organ wskazał, że wydatki na catering lub usługi gastronomiczne, np. przekąski, sushi, kanapki czy pizzę, mogą być kosztem, jeżeli dotyczą dłuższych lub ważniejszych spotkań, a nie są ponoszone każdorazowo przy zwykłych, codziennych spotkaniach projektowych. Organ zaakceptował argumentację, że celem takich wydatków jest sprawny przebieg spotkań wewnętrznych. Spotkania te służyły m.in. przybliżeniu personelowi strategii i planów spółki, omówieniu bieżących projektów, zaplanowaniu prac, usunięciu problemów technicznych, wymianie wiedzy między działami, identyfikacji możliwości biznesowych oraz identyfikacji zagrożeń. Organ podkreślił również, że wydatki tego rodzaju nie stanowią kosztów reprezentacji, jeżeli są przeznaczone na rzecz własnych pracowników lub personelu i nie służą budowaniu wizerunku spółki wobec kontrahentów. Wydatki na żywność, napoje lub usługi gastronomiczne są wyłączone z kosztów tylko wtedy, gdy mają charakter reprezentacyjny. Sam fakt, że przedmiotem zakupu jest catering lub lunch, nie przesądza jeszcze o braku prawa do kosztu.
🔥 Podsumowanie
- Lunch, catering, przekąski lub napoje zapewniane podczas spotkań wewnętrznych mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Kluczowe jest wykazanie związku wydatku z działalnością spółki oraz z osiąganiem, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Argumentem za klasyfikacją takich wydatków jako koszt przemawia okoliczność, że spotkanie ma służyć omówieniu projektów, rozwiązaniu problemów technicznych, wymianie wiedzy, optymalizacji procesów lub organizacji pracy.
- Bezpieczniejsze podatkowo są wydatki ponoszone na spotkania robocze, dłuższe lub organizacyjnie istotne, a nie na rutynowe, codzienne poczęstunki bez wyraźnego celu biznesowego.
- Wydatki powinny być finansowane ze środków obrotowych podatnika, właściwie udokumentowane i możliwe do przyporządkowania do konkretnego celu lub rodzaju działania.
