Numer KSeF (KSeF ID) jest kluczowym elementem faktury ustrukturyzowanej — to urzędowy identyfikator, który potwierdza istnienie faktury w systemie, określa jej czas wystawienia i otrzymania, umożliwia jej jednoznaczną identyfikację i ułatwia kontrole podatkowe. Bez numeru KSeF faktura nie funkcjonuje jako dokument VAT w systemie ustrukturyzowanym.
Numer KSeF jest potwierdzeniem, że faktura została przyjęta do systemu. Numer KSeF oznacza, że faktura jest technicznie poprawna, system ją przyjął i zarejestrował, dokument istnieje w obrocie prawnym jako faktura VAT.
Dla organów podatkowych jest to dowód autentyczności i integralności faktury.
Moment przydzielenia KSeF ID wyznacza moment otrzymania faktury. Faktura otrzymuje numer KSeF w momencie jej wpływu do systemu i jej pozytywnej walidacji. To ten moment decyduje o momencie jej otrzymania przez nabywcę, prawie nabywcy do odliczenia VAT, zaksięgowaniu faktury w odpowiednim okresie.
Umożliwia jednoznaczną identyfikację dokumentu w obrocie. W przeciwieństwie do tradycyjnego numeru faktury, numer KSeF jest unikalny na poziomie kraju, nigdy się nie powtarza, nie zależy od numeracji przyjętej przez podatnika.
Numer KSeF pozwala organom automatycznie pobrać konkretną fakturę, śledzić historię jej wystawienia i korekt, analizować powiązane transakcje.
Numer KSeF zapewnia porządek w ewidencji i automatyzację księgowania. Dla księgowych i systemów finansowo-księgowych numer KSeF jest punktem odniesienia do automatycznego pobierania dokumentu, identyfikatorem do szybkiego uzgadniania zapisów z KSeF, zabezpieczeniem przed zdublowaniem faktur.
Numer KSeF ma znaczenie dowodowe, potwierdza kto wystawił fakturę, kiedy została ona wystawiona i udostępniona, że jej treść jest zgodna z wersją zaakceptowaną przez system (niezmienialną).
