1. Wystawca przygotowuje fakturę w swoim programie księgowym
Faktura powstaje:
- w programie finansowo-księgowym,
- w aplikacji przygotowanej przez firmę,
- w narzędziu MF (np. aplikacja ministerialna – Aplikacja Podatnika 2.0).
System podatnika tworzy fakturę w formacie XML zgodnym ze strukturą FA(3).
2. Program wysyła fakturę do KSeF
Następuje automatyczne uwierzytelnienie wystawcy — np.:
- podpisem kwalifikowanym,
- pieczęcią elektroniczną,
- profilem zaufanym,
- poprzez token lub certyfikat KSeF (uprawnienie systemowe).
Dopiero po poprawnym uwierzytelnieniu system dopuszcza fakturę do weryfikacji.
3. Weryfikacja techniczna (walidacja) w KSeF
KSeF sprawdza, czy:
- struktura faktury jest poprawna,
- wszystkie wymagane elementy są wypełnione,
- podatnik ma prawo do wystawienia dokumentu,
- nie ma błędów uniemożliwiających rejestrację.
Jeśli faktura zawiera błędy techniczne (np. nie ma uzupełnionych pól obowiązkowych)— zostaje odrzucona i nie trafia do obrotu podatkowego.
4. Nadanie numeru KSeF i rejestracja dokumentu
Po pozytywnej weryfikacji (walidacji):
- system nadaje fakturze unikalny numer KSeF,
- faktura zostaje uznana za wystawioną,
- KSeF zapisuje moment jej wpływu (data i czas),
- faktura trafia do centralnego rejestru.
To jest kluczowy moment podatkowy — decyduje o momencie wystawienia i późniejszym prawie do odliczenia VAT.
5. Udostępnienie faktury nabywcy
Nabywca może:
- pobrać fakturę z KSeF poprzez swój system księgowy lub inny, który jest zintegrowany (połączony) z KSeF (API KSeF),
- pobrać ją ręcznie, logując się do Aplikacji Podatnika 2.0 (darmowe narzedzie ministerialne umożliwiające łączenie z KSeF).
Nie ma znaczenia, czy nabywca faktycznie ją pobrał — za moment otrzymania uznaje się chwilę udostępnienia w KSeF (przydzielenia numeru KSeF ID).
6. Archiwizacja w KSeF
Faktura jest przechowywana:
- przez 10 lat od końca roku wystawienia,
- w sposób gwarantujący autentyczność, integralność i niezmienność.
Z zasady, podatnik nie musi prowadzić własnego archiwum dla faktur ustrukturyzowanych.
7. Możliwość wystawiania korekt
Jeśli konieczne jest skorygowanie dokumentu:
- wystawca generuje fakturę korygującą w tym samym systemie,
- przesyła do KSeF,
- korekta otrzymuje nowy numer KSeF,
- obie faktury (pierwotna i korekty) są powiązane w systemie.
Proces wygląda identycznie jak przy fakturze pierwotnej.
