E-faktura w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest tożsama z fakturą ustrukturyzowaną.
Schema e-faktury (struktura logiczna FA) jest to jednolity, ustrukturyzowany wzór dokumentu elektronicznego w formacie XML, który musi być stosowany przez podatników w celu wystawienia i przesłania faktury do KSeF. Wzory tych struktur są publikowane w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Poniżej przedstawiono charakterystykę struktur logicznych FA(2) i FA(3):
Struktura logiczna FA(2)
- Zastosowanie: Struktura logiczna w wersji FA(2) obowiązywała od 1 września 2023 r..
- Termin obowiązywania: Struktura FA(2) miała być stosowana do 31 stycznia 2026 r..
Struktura logiczna FA(3)
FA(3) jest docelowym wzorem faktury ustrukturyzowanej, która jest wykorzystywana powszechnie w systemie KSeF w nowym, obligatoryjnym okresie.
- Format i Cel: Przyjmuje format pliku XML zgodny ze strukturą logiczną opublikowaną na ePUAP. Struktura logiczna ta nie jest wzorem graficznym (zwizualizowaną postacią faktury), lecz określa, co powinien (i co może) zawierać plik XML faktury oraz jak ująć dane i w jakim formacie.
- Obowiązywanie: Od 1 lutego 2026 r. obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej jest struktura logiczna FA(3).
- Zastosowanie wyłączne: Od 1 lutego 2026 r. wyłącznie struktura FA(3) będzie stosowana do wszystkich wystawianych faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że FA(3) będzie wykorzystywana również do wystawiania:
- Faktur korygujących, nawet jeśli faktura pierwotna była wystawiona przed 1 lutego 2026 r. przy użyciu starszej struktury, np. FA(2) lub FA(1).
- Faktur rozliczających, nawet jeśli faktura zaliczkowa została wystawiona przed 1 lutego 2026 r. przy użyciu FA(2) lub FA(1).
- Zakres dokumentów: Struktura FA(3) pozwala na wystawienie wszystkich typów faktur (m.in. podstawowych, korygujących, zaliczkowych, rozliczających) zawierających wszystkie dane określone w ustawie o VAT, jak również dane dodatkowe.
Budowa FA(3): Struktura FA(3) składa się z:
- Nagłówka (zawierającego dane techniczne).
- Danych podmiotów (Podmiot1 – sprzedawca, Podmiot2 – nabywca, Podmiot3 – podmioty trzecie, np. faktor, jednostka podrzędna JST).
- Szczegółowych danych faktury (wartości kwotowe, stawki podatku, adnotacje, informacje o płatności czy transporcie).
- Stopki faktury (na dodatkowe informacje).
- Nowością jest element Załącznik (Zalacznik), który stanowi integralną, ustrukturyzowaną część faktury. Ta funkcjonalność jest dostępna tylko po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym.
Inne struktury logiczne obsługiwane w KSeF
Poza główną strukturą FA(3), w KSeF obsługiwane są także inne wzory dokumentów, które spełniają wymagania KSeF i są uznawane za faktury ustrukturyzowane po nadaniu im numeru KSeF:
Struktura logiczna FA_RR(1): Umożliwia (fakultatywnie od 1 kwietnia 2026 r.) wystawianie faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przez podatnika VAT czynnego nabywającego produkty rolne od rolnika ryczałtowegozynnymi.
Struktura logiczna PEF: Dedykowana fakturom ustrukturyzowanym w zamówieniach publicznych (B2G), spełniająca wymagania normy europejskiej (EN-16931-1:2017). KSeF i PEF zostaną zintegrowane.
