Streszczenie
Stratę powstałą w wyniku kradzieży lub oszustwa można rozliczyć w kosztach uzyskania przychodów, jeżeli spełnione zostaną wszystkie konieczne ku temu przesłanki rozpoznania KUP. W praktyce organy podatkowe skupiają się przede wszystkim na analizie czy strata jest odpowiednio udokumentowana, definitywna i niezawiniona przez samego podatnika.
📄 Podstawa prawna
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (oraz analogicznie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT), głównym kryterium zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów (KUP) jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.
❗ Informacje ogólne
Przepisy ustaw o podatkach dochodowych nie zawierają w sobie wyraźnego wyłączenia strat wynikających z kradzieży lub oszustwa z KUP, ponieważ nie zostały wymienione w katalogu art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (analogicznie art. 23 ust. 1 ustawy o PIT), jako koszty nie mogące stanowić kosztów podatkowych. Zatem, co do zasady, mogą skradzione środki zostać uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów, pod warunkiem, że:
- strata jest związana z prowadzoną działalnością i zachowany jest związek przyczynowy ze źródłem przychodów,
- podatnik dochował należytej staranności i nie przyczynił się (np. przez zaniedbanie) do powstania szkody,
- strata ma charakter bezzwrotny (jest rzeczywista i definitywna),
- strata została właściwie udokumentowana (np. protokołem szkody czy dokumentami wydanymi przez organy ścigania).
💻 Analiza wyszukanych interpretacji
W interpretacji z dnia 8 sierpnia 2024 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.308.2024.1.AND, Dyrektor KIS rozważał sytuację spółki, która została okradziona z gotówki ulokowanej w kasetce, w trakcie nocnego włamania do jej siedziby. Zdarzenie zostało zgłoszone na Komendzie Policji, a w sprawie toczy się postępowanie przygotowawcze. Organ podatkowy wskazał, że w przypadku strat wynikających z kradzieży do ich udokumentowania niewystarczające jest samo zgłoszenie zdarzenia, lecz uzyskanie rozstrzygnięcia kończącego postępowanie przygotowawcze. Na etapie zbierania dowodów potwierdzających okoliczności kradzieży nie można w sposób pewny uznać, że do zwrotu straty nie dojdzie i będzie ona definitywna. W związku z powyższym, powstała strata nie może stanowić dla spółki kosztu podatkowego, aż do czasu uzyskania dokumentu stanowiącego rozstrzygnięcie organów ścigania.
W interpretacji z dnia 12 kwietnia 2024 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.82.2024.1.END, Organ podatkowy podkreślił, że samo zaistnienie straty powstałej w majątku spółki na skutek oszustwa, nie spełnia wszystkich przesłanek, aby uznać ją za koszt uzyskania przychodów. Zaistnienie szkody powinno być bowiem uprawdopodobnione przez właściwe organy ścigania po zakończeniu postępowania. W sytuacji, w której Sąd okręgowy uchylił postanowienie o umorzeniu i policja ponownie podjęła śledztwo, lecz zostało ono zawieszone, należy uznać, że postępowanie ciągle trwa, dlatego poniesiona strata nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów aż do momentu otrzymania przez spółkę ostatecznego postanowienia o umorzeniu sprawy urzędowo poświadczającego, że odzyskanie utraconych środków nie jest możliwe.
W interpretacji z dnia 9 grudnia 2024 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.752.2024.1.HJ, Organ podatkowy rozpatrywał przypadek przedsiębiorcy, który został oszukany przez osoby podszywające się pod pracowników banku. Podatnik niezwłocznie złożył w placówce stacjonarnej banku reklamację oraz zgłosił fakt kradzieży środków na Policję. Z doczasowych informacji wynika, że sprawa zostanie umorzona, z uwagi na brak wykrycia sprawcy. Dyrektor KIS uznał, że opisane zdarzenie nie może zostać uznane za losowe, ponieważ podatnik prowadząc działalność gospodarczą powinien podjąć wszelkie niezbędne działania ograniczające ryzyko. Skoro przedsiębiorca dał się nabrać na oszustwo instalując nieznaną aplikację na polecenie osoby trzeciej bez jakiejkolwiek weryfikacji nie można uznać, że dochował nawet minimum należytej staranności. Tym samym, poniesiona strata w majątku obrotowym firmy nie może zostać zaliczona do kosztów podatkowych prowadzonej przez mężczyznę działalności.
W interpretacji z 16 czerwca 2025 r., nr 0114-KDWP.4011.2.2025.2.MG, Dyrektor KIS wytłumaczył, że dla celów podatkowych, tylko kradzież powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Natomiast za zdarzenie losowe nie można uznać strat, których racjonalnie działający podmiot mógł uniknąć przy zachowaniu należytej staranności. Spółka okradziona przez własną pracownicę posiadającą dostęp do firmowego rachunku bankowego, nie może zaliczyć strat powstałych w związku z nieautoryzowanymi przelewami, ponieważ przy odpowiednim poziomie kontroli i nadzoru można było uniknąć przywłaszczenia środków pieniężnych.
📝 Podsumowanie
Powyższa analiza interpretacji indywidualnych pokazuje, że organy podatkowe przywiązują szczególną uwagę do dwóch warunków, koniecznych dla zaliczenia do KUP straty powstałej w wyniku kradzieży lub oszustwa.
- Po pierwsze, strata musi mieć charakter definitywny i zostać odpowiednio udokumentowana, co w praktyce oznacza konieczność uzyskania ostatecznego rozstrzygnięcia organów ścigania potwierdzającego brak możliwości odzyskania utraconych środków. Samo zgłoszenie sprawy na Policję lub trwające postępowanie przygotowawcze, co do zasady, nie są wystarczające do rozpoznania kosztu podatkowego.
- Po drugie, kluczowe znaczenie ma ocena zachowania podatnika pod kątem dochowania należytej staranności. Organy odmawiają prawa do rozliczenia straty w kosztach w sytuacjach, w których podatnik swoim działaniem lub zaniedbaniem przyczynił się do powstania szkody.
W praktyce koniecznej jest każdorazowe zbadanie okoliczności faktycznych danej sprawy. to, czy obiekt może zostać uznany za budynek mieszkalny w rozumieniu przepisów prawa budowlanego.
