System Krajowego System e-Faktur (KSeF) jest zaprojektowany, aby działać 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i 365 dni w roku.
Jednakże, pomimo tego założenia ciągłej dostępności, system przewiduje i uwzględnia różne tryby szczególne (OFFLINE), które umożliwiają przedsiębiorcom wystawianie faktur nawet w przypadku braku połączenia z Internetem, prac serwisowych czy awarii. Jest to kluczowe dla zapewnienia ciągłości procesów fakturowania.
Poniżej przedstawiono, co to oznacza dla bieżącej pracy firm, w oparciu o tryby działania KSeF:
1. Tryby działania KSeF i ich wpływ na firmy
KSeF funkcjonuje w dwóch podstawowych trybach technicznych: ONLINE (w czasie rzeczywistym) i OFFLINE (z późniejszym dosłaniem do systemu).
ONLINE
Cel i opis: Podstawowy tryb pracy, wysyłka pliku XML w czasie rzeczywistym. Faktura uznana za wystawioną w dniu przesłania do KSeF.
Obowiązek dosłania do KSeF: Niezwłocznie (w tej samej dacie, co data wystawienia określana w treści faktury, w polu P_1).
Na wizualizacji jeden kod QR z numerem KSeF ID (niezależnie od przekazania nabywcy z NIP / bez NIP).
OFFLINE24 (Art. 106nda)
Cel i opis: Umożliwia wystawienie e-Faktury poza KSeF (zgodnej ze wzorem FA(3)) w przypadku problemów z siecią/Internetem lub dobrowolnie, np. w związku ze specyfiką działalnością i opóźnioną wysyłką do KSeF po zamknięciu dobowym. Data wystawienia to data wskazana w treści faktury, w polu P_1.
Obowiązek dosłania dokumentu do KSEF: Niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia (do 23:59).
Przy przekazaniu wizualizacji e-faktury nabywcy poza KSeF, wizualizacja ta musi być opatrzona dwoma kodami QR, z oznaczeniem „Offline” oraz „CERTYFIKAT”.
Uwaga: wizualizację taką można przekazywać wyłącznie podmiotowi nieposługującemu się polskim numerem NIP (np. konsumentowi, czy podmiotowi zagranicznemu). W przypadku nabywcy z NIP (np. inny krajowy przedsiębiorca) ten, otrzyma fakturę w KSeF w dniu przydzielenia jej numeru KSeF, stąd Ministerstwo Finansów sugeruje aby w tym przypadku posłużyć się tzw. potwierdzeniem transakcji.
OFFLINE – Niedostępność (Art. 106nh)
Cel i opis: Stosowany w czasie zaplanowanych prac serwisowych KSeF (np. nocą, w godzinach najmniej uciążliwych), ogłaszanych w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym. Niedostępność z góry zaplanowana, krótkotrwała i określona czasowo (od – do).
Obowiązek dosłania KSEF: Nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności.
Przy przekazaniu wizualizacji e-faktury nabywcy poza KSeF, wizualizacja ta musi być opatrzona dwoma kodami QR, z oznaczeniem „Offline” oraz „CERTYFIKAT”.
Uwaga: wizualizację taką można przekazywać wyłącznie podmiotowi nieposługującemu się polskim numerem NIP (np. konsumentowi, czy podmiotowi zagranicznemu). W przypadku nabywcy z NIP (np. inny krajowy przedsiębiorca) ten, otrzyma fakturę w KSeF w dniu przydzielenia jej numeru KSeF, stąd Ministerstwo Finansów sugeruje aby w tym przypadku posłużyć się tzw. potwierdzeniem transakcji.
Tryb awaryjny (Art. 106nf)
Cel i opis: Stosowany w przypadku ogłoszonej awarii KSeF (w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym). Awaria nieprzewidziana i nieplanowana. Ogłoszona dwoma odrębnymi komunikatami o jej wystąpieniu oraz o jej zakończeniu.
Obowiązek dosłania KSEF: Nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii (ogłoszonym w drugim komunikacie).
Przy przekazaniu wizualizacji e-faktury nabywcy poza KSeF, wizualizacja ta musi być opatrzona dwoma kodami QR, z oznaczeniem „Offline” oraz „CERTYFIKAT” (niezależnie od przekazania nabywcy z NIP / bez NIP).
Awaria całkowita
Cel i opis: Ogłaszana w środkach społecznego przekazu. Występuje, gdy nie jest możliwe zamieszczenie komunikatów w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym.
Obowiązek dosłania KSEF: Brak obowiązku dosłania do KSeF.
Faktura wystawiana w postaci papierowej lub jako faktura elektroniczna (bez wzoru ustrukturyzowanego i kodów QR).
Znaczenie trybów szczególnych dla ciągłości pracy firm
Dla bieżącej pracy przedsiębiorstw, przewidziane tryby awaryjne (OFFLINE) mają kluczowe znaczenie, ponieważ gwarantują ciągłość procesu fakturowania, nawet gdy:
- Brak jest dostępu do Internetu lub występują problemy z siecią (obsługiwane głównie przez tryb offline24).
- System KSeF ma przerwę serwisową lub awarię (obsługiwane przez tryb offline – niedostępność KSeF lub tryb awaryjny).
W tych trybach przedsiębiorca może kontynuować wystawianie faktur poza systemem (wzór FA(3)), które są następnie dosyłane w ustawowym terminie.
3. Rola certyfikatów KSeF (typ 2 – potwierdzającego tożsamośc wystawcy) w ciągłości działania
Aby zapewnić bezpieczne i ciągłe fakturowanie w trybach OFFLINE, konieczne jest posiadanie certyfikatu KSeF typu 2.
Certyfikat typu 2 jest wymagany do oznaczenia faktury kodem QR, który:
- Umożliwia nabywcy weryfikację tożsamości wystawcy faktury.
- Zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.
Dzięki temu, nawet jeśli faktura w trybie OFFLINE (offline24, niedostępność, awaria) zostanie przekazana nabywcy poza KSeF (np. w formie PDF lub wydruku) przed dosłaniem jej do systemu, nabywca może zweryfikować jej autentyczność.
Podsumowując: KSeF jest projektowany jako system ciągły (24/7/365), ale dla zapewnienia stabilności i elastyczności, przepisy wprowadzają tryby OFFLINE. Te tryby, wspierane przez wcześniej pobrany Certyfikat KSeF typu 2, działają jak koło zapasowe w samochodzie: chociaż podstawowy system (opona online) jest zawsze preferowany, awaryjne rozwiązanie pozwala kontynuować proces księgowy (jazdę) bez znaczącego przestoju, z gwarancją późniejszej synchronizacji z głównym systemem.
