Są to dokumenty, których nie można (nawet dobrowolnie) wystawić w KSeF, ponieważ ich wystawienie w systemie jest niemożliwe z przyczyn technicznych lub koliduje z innymi, obligatoryjnymi procedurami prawnymi.
Poniżej przedstawiono kategorie dokumentów i transakcji, które muszą pozostać poza KSeF, opierając się na ustawowych wyłączeniach:
1. Wyłączenia wynikające z procedur szczególnych (Brak możliwości dobrowolnego wystawiania)
Faktury dokumentujące czynności objęte następującymi szczególnymi procedurami są bezwzględnie wyłączone z KSeF:
- Procedura OSS (One Stop Shop) nieunijna dla podmiotów z krajów trzecich (spoza UE).
- Procedura importu IOSS (Import One Stop Shop) dla podmiotów z krajów trzecich (spoza UE).
- Procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
Przyczyną tych wyłączeń są względy techniczne, w tym fakt, że podatnicy korzystający z tych procedur posługują się innymi numerami identyfikacyjnymi niż standardowy polski identyfikator podatkowy NIP.
2. Wyłączenia wynikające ze szczególnego charakteru transakcji (Wyłączenia rozporządzeniowe)
Wyłączenia te, które stanowią trzecią grupę wyłączeń z KSeF, są zawarte w projektach rozporządzeń wykonawczych:
- Faktury w formie biletu jednorazowego dokumentujące świadczenie usług:
- Przejazdu autostradą płatną.
- Przewozu osób na dowolną odległość (np. kolejami, taborem samochodowym, promami, samolotami).
- Faktury dokumentujące świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o VAT, świadczone przez podmioty uprawnione do świadczenia tych usług (rynek finansowy i ubezpieczeniowy).
3. Wyłączenia w procedurze samofakturowania
Samofakturowanie (wystawianie faktur przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy) jest wyłączone z KSeF w przypadkach, gdy:
- Nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP.
- Sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP.
Wyjątek: W przypadku Wewnątrzwspólnotowej Dostawy Towarów (WDT), jeżeli nabywca posługuje się numerem VAT UE nadanym w innym kraju unijnym (tj. nie posługuje się polskim NIP), to może dobrowolnie wystawić fakturę ustrukturyzowaną w ramach samofakturowania. W pozostałych przypadkach wyłączenia te podyktowane są ograniczeniami technicznymi, ponieważ NIP sprzedawcy jest obowiązkowym elementem struktury FA(3), a bez niego wystawienie faktury w systemie jest niemożliwe.
4. Dokumenty, które z definicji nie są fakturami ustrukturyzowanymi
KSeF jest przeznaczony wyłącznie do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Zatem poza systemem muszą pozostać dokumenty, które nie stanowią faktury VAT w rozumieniu ustawy:
- Faktury pro forma (nie są fakturą w rozumieniu ustawy o VAT).
- Rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej.
- Noty obciążeniowe i noty uznaniowe.
- Faktury wewnętrzne i dowody wewnętrzne.
- Noty korygujące (przepisy o notach korygujących zostaną uchylone z dniem 1 lutego 2026 r., zatem po tej dacie nie będą one wystawiane ani w KSeF, ani poza nim).
- Potwierdzenia transakcji, które są dokumentem wydawanym dobrowolnie nabywcy w przypadku, gdy faktura ustrukturyzowana nie posiada jeszcze numeru KSeF, ale nie są one fakturą ani fakturą uproszczoną.
5. Dokumenty w przypadku Awarii Całkowitej KSeF
Występuje również jedyny przypadek, kiedy nawet faktury VAT wystawiane w polskim obrocie gospodarczym muszą pozostać poza KSeF, bez późniejszego dosłania. Jest to awaria całkowita KSeF ogłoszona w środkach społecznego przekazu (np. w telewizji, radiu):
Nie ma obowiązku przesłania tych faktur do KSeF po ustaniu awarii. (np. procedury międzynarodowe OSS/IOSS lub faktury wystawione podczas całkowitej awarii systemu).
Faktury są wówczas wystawiane poza systemem w postaci papierowej lub elektronicznej (np. PDF), bez konieczności stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej.
