Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej (np. plik PDF lub wydruk) nie jest fakturą w rozumieniu prawnym, jakie wprowadza Krajowy System e-Faktur (KSeF). Wizualizacja jest jedynie reprezentacją faktycznego dokumentu.
Kluczowe rozróżnienie wygląda następująco:
1. Definicja Prawna Faktury
- Wraz z wejściem obowiązkowego KSeF, fakturą w rozumieniu prawa nie jest już dokument papierowy ani plik PDF, lecz określony zestaw danych cyfrowych.
- Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) jest to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana w postaci elektronicznej, zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego (strukturą logiczną, np. FA(3)).
- Dokumentem prawnym w obrocie jest zatem plik XML, który wszedł do obrotu prawnego poprzez KSeF i otrzymał unikalny numer KSeF.
2. Rola Wizualizacji (PDF/Wydruk)
Wizualizacja ma charakter pochodny i pomocniczy:
- Wizualizacje faktur ustrukturyzowanych (PDF, wydruk) są jedynie reprezentacją faktycznego dokumentu, który znajduje się w KSeF.
- Faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML i musi być spójna oraz merytorycznie zgodna z zawartością tego pliku.
- Wizualizacja nie jest uznawana za fakturę w sensie prawnym, o czym świadczy m.in. to, że Potwierdzenie transakcji (które jest dokumentem tymczasowym wydawanym przed nadaniem numeru KSeF) z uwagi na swój zakres elementów nie będzie fakturą w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy ani fakturą uproszczoną.
3. Funkcja Weryfikacyjna i Kod QR
Wizualizacja nabiera wartości w obrocie B2C i B2E (Business-to-Enterprise) oraz w trybach offline dzięki kodowi weryfikującemu QR.
- Gdy faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy poza KSeF (np. konsumentowi lub podatnikowi zagranicznemu) w sposób uzgodniony (np. jako wydruk lub plik PDF), wystawca jest zobowiązany opatrzyć ją kodem weryfikującym QR.
- Kod QR umożliwia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na fakturze.
- Sam kod QR służy do weryfikacji istnienia dokumentu i jego danych w systemie. Każdy podmiot może po zeskanowaniu kodu QR dokonać szybkiej i uproszczonej weryfikacji zgodności faktury z jej oryginalnymi danymi zawartymi w KSeF.
Podsumowując, wizualizacja (PDF/wydruk) pełni funkcję dowodową tylko w zakresie, w jakim jest tożsama z plikiem XML w KSeF, a jej moc dowodową gwarantuje umieszczony na niej kod QR, który odsyła do faktycznej e-Faktury w systemie.
