Tak, przedsiębiorca może tworzyć własne wizualizacje faktury ustrukturyzowanej.
W kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) należy zrozumieć, że prawnie wiążącym dokumentem jest plik XML zgodny z ustaloną strukturą logiczną (np. FA(3)), a nie jego graficzna reprezentacja.
Kwestie dotyczące wizualizacji wyglądają następująco:
Swoboda w projektowaniu wyglądu
- Brak jednego wzoru: W momencie wprowadzenia obowiązkowego KSeF nie zostanie wprowadzony jeden, obowiązujący wzór wizualizacji e-Faktury.
- Własny wygląd: Programy mogą generować własny wygląd faktury, a o sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji decyduje wystawca faktury/integrator systemu. Wizualizacje są tworzone i dostosowywane do potrzeb klientów przez dostawców aplikacji do wystawiania faktur.
Ograniczenia i wymóg zgodności merytorycznej
Chociaż wygląd faktury (np. jej układ graficzny, kolorystyka, umieszczenie logo) jest elastyczny, wizualizacja musi spełniać kluczowe wymogi merytoryczne i prawne, aby była użyteczna:
- Zgodność merytoryczna: Wizualizacja faktury musi być spójna i merytorycznie zgodna z zawartością pliku XML faktury przesłanego do KSeF. Musi odzwierciedlać pod względem merytorycznym dane w KSeF.
- Brak wprowadzania w błąd: Wizualizacja musi być czytelna, mieć odpowiedni, logiczny układ danych i musi nie wprowadzać w błąd co do warunków transakcji osoby, która ją otrzymuje.
- Wizualizacja w języku obcym: Możliwe jest sporządzenie wizualizacji w innym języku (obcym) lub w dwóch językach równocześnie, ale dane umieszczone na wizualizacji muszą pod względem merytorycznym odpowiadać zawartości pliku XML w języku polskim (po przetłumaczeniu).
- Kody QR: W przypadku przekazywania faktury poza KSeF (np. jako PDF), wizualizacja musi być opatrzona kodem weryfikującym QR, który umożliwia weryfikację jej danych w systemie.
Uwaga dotycząca danych dodatkowych
Ministerstwo Finansów nie zaleca postępowania polegającego na przesyłaniu do KSeF pliku XML zawierającego tylko podstawowe dane, przy jednoczesnym wskazywaniu wszystkich danych dodatkowych (np. terminów płatności) tylko na wizualizacji. Taki sposób działania uniemożliwiłby nabywcy automatyczne zapisanie wszystkich danych faktury w jego systemie, ponieważ brakuje ich w pliku XML. ież wykorzystywana do wydawania potwierdzenia transakcji, które jest dobrowolnym dokumentem, szczególnie przydatnym przy sprzedaży detalicznej (np. na stacjach benzynowych). Potwierdzenie to, choć nie jest fakturą, zabezpiecza interes nabywcy w sytuacjach, gdy faktura nie posiada jeszcze numeru KSeF (w trybach offline24, offline [niedostępność systemu] dla nabywców z polskim NIP). Potwierdzenie zawiera dwa kody QR/linki, które umożliwiają nabywcy dostęp do faktury i weryfikację jej danych po nadaniu numeru KSeF.
