Streszczenie
W interpretacjach indywidualnych organy podatkowe potwierdzają możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych różnych wydatków związanych z organizacją spotkań biznesowych, m.in. zakupu usług gastronomicznych (np. woda, kawa, herbata, mleka, soki, owoce i warzywa, ciastka, batoniki, przekąski, sushi, kanapki, pizza), transportowych, i noclegowych. W KUP uwzględnione mogą zostać także wydatki techniczne związane z najęciem odpowiedniego miejsca, zapewnieniem niezbędnego sprzętu (np. nagłośnienia czy oświetlenia), a także opłaceniem osób prowadzących wydarzenie (np. konferansjerów). Bez prawa do kosztów natomiast będą wydatki o charakterze reprezentacyjnym, jakimi w przypadku spotkań biznesowych są np. dodatkowe atrakcje takie jak wydarzenia sportowe czy kulturowe.
📄 Podstawa prawna
Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu (KUP) dla celów podatku CIT tylko wtedy, gdy:
- został poniesiony przez podatnika (pokryty z jego majątku),
- jest definitywny (nie podlega zwrotowi w żadnej formie),
- pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (istnieje związek przyczynowy między wydatkiem a możliwością uzyskiwanymi przychodami),
- został właściwie udokumentowany,
- nie znajduje się w zamkniętym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych (art. 16 ust. 1 ww. ustawy).
Zaznaczenia wymaga również, że zgodnie z praktyką organów podatkowych ciężar dowodowy co do wykazania spełnienia powyższych przesłanek spoczywa na podatniku.
❗Informacje ogólne
Każdy wydatek związany ze spotkaniami biznesowymi wymaga indywidualnej oceny celu jego poniesienia. Część wydatków typowo związanych z obsługą spotkań (np. wynajem pomieszczeń, noclegi, transport) może być uznana za koszt podatkowy, jeżeli związane są z działalnością gospodarczą (np. szkolenie pracowników). Natomiast wydatki, które służą głównie wykreowaniu pozytywnego wizerunku firmy wśród kontrahentów tj. wydatki reprezentacyjne, wyłączone są z KUP.
💻 Analiza wyszukanych wyroków i interpretacji
W interpretacji indywidualnej z dnia 27 listopada 2025 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.533.2025.3.KW, Organ podatkowy wskazał, że zakup usług gastronomicznych, napojów bezalkoholowych, usług transportowych oraz usług noclegowych nabywanych w ramach realizacji spotkań z kontrahentami o charakterze szkoleniowym oraz usługi kompleksowe w przedmiotowym zakresie mogą zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodu. Istotnym jest jednak, że wymienione świadczenia mają charakter pomocniczy względem spotkań szkoleniowych. Celem wydatków nie jest np. konsumpcja posiłków sama w sobie, lecz zapewnienie płynnego przebiegu organizowanego wydarzenia, bez konieczności jego przerywania lub opuszczania miejsca spotkania przez uczestników. Dyrektor KIS podkreślił również, że zakres oraz wartość usług gastronomicznych powinna być umiarkowana i racjonalnie dopasowana do realnych potrzeb szkoleniowych.
W interpretacji z dnia 18 listopada 2024 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.505.2024.2.DK, Organ podatkowy potwierdził, że spółka ma prawo rozliczyć w kosztach podatkowych wydatki na artykuły spożywcze, catering i usługi gastronomiczne (woda, kawa, herbata, mleka, soki, owoce i warzywa, ciastka, batoniki, przekąski, sushi, kanapki, pizza itp.) kupowane na spotkania informacyjne/wewnętrzne (m.in. dyrektorów z personelem czy spotkania projektowe personelu).
Jednocześnie Organ wskazał również, że wyłączeniem z KUP objęte są wydatki na spotkania reprezentacyjne z kontrahentami tj. bilety wstępu na atrakcje sportowe (mecze, rozgrywki sportowe), wydarzenia kulturalne (teatr, koncert, muzeum, festiwale). Powyższych nie można uznać za działania reklamowe mające na celu zachęcenie klientów/przyszłych klientów do nabycia usług/produktów. Są to wydatki budujące wizerunek firmy jako podmiotu gospodarczego.
W interpretacji z dnia 31 stycznia 2025 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.590.2024.3.DK, Dyrektor KIS zgodził się na uwzględnienie w kosztach uzyskania przychodów wydatków dotyczących spotkań biznesowych z potencjalnymi klientami oraz spotkań szkoleniowych dla współpracowników. W omawianej interpretacji wyszczególniono:
- wynajęcie/udostępnienie sali konferencyjnej lub powierzchni wystawienniczej,
- zapewnienie odpowiedniego wyposażenia i sprzętu technicznego (np. nagłośnienia, oświetlenia, projektora, tablic, itp.),
- zapewnienie wyżywienia uczestnikom,
- zapewnienie noclegów dla uczestników,
- zapewnienie miejsc parkingowych dla uczestników,
- zapewnienie transportu, ubezpieczenia uczestników,
- zapewnienie brandingu (oznaczenie logotypem przestrzeni itp.),
- zapewnienie osób prowadzących wydarzenie – np. konferansjerów.
Natomiast Organ podatkowy przyjął odmienne, negatywne stanowisko względem zorganizowania dodatkowych atrakcji dla uczestników spotkań (występów zespołów artystycznych, zajęć rekreacyjno-integracyjnych itp.) Zapewnianie rozrywek nie wpisuje się w cel spotkań szkoleniowych ani biznesowych, nie wpływa bowiem na przekazaną wiedzę lub wymienione między osobami biorącymi udział przekonania. Tym samym wydatki te mają charakter reprezentacyjny.
Znaczne ryzyko zakwestionowania kosztu podatkowego w przypadku organizacji spotkań biznesowych w połączeniu z rozrywką potwierdza również interpretacja z dnia 19 czerwca 2026 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.129.2026.3.PK. Wnioskodawcą była spółka organizująca spotkania z kontrahentami i potencjalnymi klientami na obiektach służących do gry w golfa. Jak argumentował podatnik, spotkania odbywają się w małym gronie (2-4 osoby) a ich przebieg sprzyja prowadzeniu rozmów biznesowych w sposób niezakłócony (bez rozpraszaczy takich jak telefony czy obecność osób trzecich). Element aktywności sportowej ma charakter uboczny i służy wyłącznie stworzeniu warunków do prowadzenia rozmów biznesowych, nie stanowiąc celu samego w sobie. Mimo wszystko Dyrektor KIS uznał, że koszty organizacji spotkań ponoszone są na cele reprezentacyjne, tj. na kreowanie wizerunku, prestiżu spółki.
📝 Podsumowanie
Aktualna linia interpretacyjna Krajowej Informacji Skarbowej prowadzi do wniosku, że możliwość zaliczenia wydatków związanych ze spotkaniami biznesowymi do kosztów uzyskania przychodów wymaga każdorazowo oceny ich związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Organy podatkowe akceptują możliwość rozliczenia wydatków o charakterze organizacyjnym i technicznym o ile mają one charakter pomocniczy wobec spotkań służących realizacji celów biznesowych, szkoleniowych lub informacyjnych.
Jednocześnie szczególną ostrożność należy zachować w odniesieniu do wydatków mogących zostać zakwalifikowanych jako koszty reprezentacji. Niezależnie od argumentacji podatników dotyczącej biznesowego charakteru spotkań, organy podatkowe konsekwentnie odmawiają zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków, których dominującym celem jest kreowanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy, budowanie prestiżu lub zapewnienie uczestnikom elementów rozrywkowych i rekreacyjnych. Dotyczy to w szczególności wydatków na wydarzenia sportowe, kulturalne czy dodatkowe atrakcje towarzyszące spotkaniom biznesowym.
